प्रतिनिधिमंडल कर्मचारी से कर्मचारी को कुछ कार्यों का स्थानांतरण है। यह किसी भी कंपनी की गतिविधि का एक अभिन्न अंग है। किसी भी टीम में प्रतिनिधिमंडल पद्धति का उपयोग किया जाता है, भले ही इस शब्द का उपयोग न किया गया हो। हालांकि, प्राधिकरण के प्रतिनिधिमंडल की प्रभावशीलता इस घटना के कार्यान्वयन की शुद्धता पर निर्भर करती है।

प्रतिनिधिमंडल की अवधारणा

प्रतिनिधिमंडल एक प्रबंधक से अन्य कर्मचारियों के कार्यों को स्थानांतरित करने का एक अभ्यास है। प्रबंधक कर्मचारी के लिए कुछ कार्य निर्धारित करता है, उसे हल करने का अधिकार देता है। प्रतिनिधिमंडल का सबसे आम उदाहरण नौकरी का विवरण है। प्राधिकरण के प्रतिनिधिमंडल का सिद्धांत नेता को सबसे नियमित काम से छुटकारा पाने और केवल प्राथमिकता वाले कार्यों से निपटने की अनुमति देता है। यदि एक छोटी कंपनी में एक प्रबंधक अभी भी अपने सभी कार्यों को अपने दम पर कर सकता है, तो एक बड़ी कंपनी में यह एक असंभव कार्य है।

प्रतिनिधिमंडल के लक्ष्य

प्रतिनिधिमंडल जैसे उपकरण का उपयोग निम्नलिखित उद्देश्यों के लिए किया जाता है:

• प्रबंधन टीम पर बोझ कम करना।
• प्रत्येक लिंक की दक्षता बढ़ाना।
• कर्मचारियों के काम करने की प्रेरणा को बढ़ाना।

ये मुख्य लक्ष्य हैं। उनमें से प्रत्येक पक्ष लक्ष्यों की पूर्ति पर जोर देता है। उदाहरण के लिए, कम कार्यभार वाला नेता अधिक रचनात्मक समस्याओं को हल कर सकता है जो न केवल बनाए रखने की अनुमति देता है, बल्कि उद्यम की स्थिति को भी बढ़ाता है। मामूली कार्य नेता की प्रभावशीलता को कम कर सकते हैं। प्रतिनिधिमंडल निचले स्तरों के गुणवत्तापूर्ण रोजगार को बढ़ाता है। यही है, जो कर्मचारी प्रबंधक नहीं हैं, उनके पास अधिक जटिल और रचनात्मक कार्यों तक पहुंच है। इससे काम में रुचि बढ़ती है, उत्पादकता बढ़ती है।

प्रभावी प्रतिनिधिमंडल के सिद्धांत

प्रतिनिधिमंडल कई सिद्धांतों के अनुसार किया जाता है। यदि प्राधिकरण का हस्तांतरण सही ढंग से किया जाता है, तो यह कंपनी की दक्षता में 30-40% की वृद्धि करता है। आइए प्रतिनिधिमंडल के बुनियादी सिद्धांतों पर विचार करें:

1. एक व्यक्ति प्रबंधन।केवल एक कर्मचारी का तत्काल पर्यवेक्षक ही कार्यों को सौंप सकता है। प्रत्येक कर्मचारी के ऊपर केवल एक प्रबंधक खड़ा हो सकता है। एक वरिष्ठ कार्यकारी निचले स्तर के प्रबंधकों को कार्य नहीं सौंप सकता है। इस मामले में, कार्यों को मध्य प्रबंधकों को स्थानांतरित कर दिया जाता है।
2. सीमा।उपकरण का उपयोग करते समय, प्रबंधन के कार्यक्षेत्र का सही संगठन आवश्यक है। प्रत्येक प्रबंधक को अधीनस्थों की एक निश्चित संख्या सौंपी जाती है। प्रबंधक अपने कार्यों को अपने अधीनस्थों के अलावा अन्य लोगों को हस्तांतरित नहीं कर सकता है।
3. अधिकारों और दायित्वों का सम्मान।कर्मचारियों को ऐसे कार्यों को स्थानांतरित करने से प्रतिबंधित किया जाता है जो उनके कार्य विवरण के अनुरूप नहीं होते हैं।
4. जिम्मेदारी का समेकन।यदि प्रबंधक एक निश्चित कार्य को अपने अधीनस्थ को हस्तांतरित करता है, तो यह उसे उसकी विफलता के लिए जिम्मेदारी से मुक्त नहीं करता है।
5. जिम्मेदारी का स्थानांतरण।यदि कोई प्रबंधक किसी कर्मचारी को कोई विशिष्ट कार्य सौंपता है, तो उसे यह सुनिश्चित होना चाहिए कि वह पूरा हो जाएगा।
6. रिपोर्टिंग।अनुसूची के उल्लंघन आदि सहित कार्यों को पूरा करने की सभी बारीकियों को रिपोर्ट में दर्ज किया जाना चाहिए।

सूचीबद्ध सिद्धांतों का अनुपालन आपको उद्यम में काम को धीमा करने से बचने की अनुमति देता है।

शक्तियों की किस्में

उपकरण का उपयोग करते समय, आपको हस्तांतरित की जा रही शक्तियों की बारीकियों को समझने की आवश्यकता होती है। प्राधिकरण किसी दिए गए कार्य के निष्पादन के लिए संसाधनों को संदर्भित करता है। प्राधिकरण के मुख्य रूपों पर विचार करें:

• रैखिक। इस मामले में, बिजली की ऊर्ध्वाधर प्रणाली संचालित होती है। अर्थात्, वरिष्ठ प्रबंधकों से मध्य प्रबंधकों को, मध्य प्रबंधकों से निचले प्रबंधकों को शक्तियां हस्तांतरित की जाती हैं।
• कर्मचारी। शक्तियों को ऊर्ध्वाधर प्रणाली के बाहर स्थानांतरित किया जाता है।

सरकार के दो रूप हैं: केंद्रीकृत और विकेंद्रीकृत। पहले मामले में, अधिकांश निर्णय वरिष्ठ प्रबंधन द्वारा लिए जाते हैं। दूसरे मामले में, महत्वपूर्ण कार्यों का समाधान उन कर्मचारियों को सौंपा जा सकता है जो उच्चतम स्तर से संबंधित नहीं हैं। बाद वाला विकल्प कर्मचारियों को अधिक रचनात्मक कार्यों तक पहुंच प्रदान करता है।

अधिकार सौंपने के लिए बुनियादी नियम

प्रतिनिधिमंडल को अनुभवजन्य रूप से बनाए गए नियमों के अनुसार किया जाता है:

1. प्रतिनिधिमंडल और तंग केंद्रीकरण एक दूसरे के विपरीत हैं। मध्य और निचले स्तर के प्रबंधकों को महत्वपूर्ण जिम्मेदारियों को सौंपना समझ में आता है।
2. प्रतिनिधिमंडल का मुख्य उद्देश्य उद्यम के विकास को सुनिश्चित करना है।
3. अधिकार सौंपते समय कर्मचारी रोजगार को ध्यान में रखा जाना चाहिए। यदि कर्मचारी बहुत व्यस्त है, तो आपको उसे अतिरिक्त कार्य नहीं सौंपने चाहिए।
4. प्रत्यायोजन करते समय, आपको हमेशा उस जोखिम पर विचार करना चाहिए जो कर्मचारी कार्य के साथ सामना नहीं करेगा। जोखिम को ध्यान में रखते हुए इसे रोका जा सकेगा। उदाहरण के लिए, आप अस्थायी समय सीमा निर्धारित कर सकते हैं ताकि मुख्य समय सीमा से पहले का समय हो।
5. प्रबंधक को उस कर्मचारी द्वारा की गई गलतियों के लिए जिम्मेदारी लेनी चाहिए जिसे कार्य स्थानांतरित किया गया है।

आपकी जानकारी के लिए!अधिकांश अधिकारी इस डर के कारण प्रतिनिधिमंडल से डरते हैं कि कर्मचारी कार्य का सामना नहीं करेगा। इसलिए, यह प्रबंधक है जिसे कर्मचारी के लिए "सोचना" चाहिए, परियोजना की विफलता के जोखिम को रोकना चाहिए। किसी कार्य के निष्पादन के प्रत्येक चरण में उसके निष्पादन को नियंत्रित करना सबसे सरल उपकरण है।

आपको अपने अधीनस्थों पर क्या भरोसा नहीं करना चाहिए?

प्रतिनिधिमंडल में दो गलतियाँ हैं: कर्मचारियों या अप्रतिबंधित प्रतिनिधिमंडल को अधिकार सौंपने का डर। सभी कार्यों को स्थानांतरित नहीं किया जा सकता है और न ही किया जाना चाहिए। प्रमुख कार्यों के गलत निष्पादन से उद्यम की दक्षता में कमी आ सकती है। किसी कार्य में गलती करना वास्तव में घातक हो सकता है। उन कार्यों पर विचार करें जो प्रतिनिधि के लिए अवांछनीय हैं:

• उद्यम के लिए लक्ष्यों का विकास।
• निर्णय लेना जो कंपनी की नीति को बदलते हैं।
• प्रदर्शन परिणामों पर नियंत्रण।
• उच्च महत्व और उच्च जोखिम के कार्य।
• अत्यावश्यक कार्य, जिसके लिए परिणामों को नियंत्रित करने का समय नहीं है।
• शक्तियों का हस्तांतरण।

कर्मचारियों को समय सीमा के साथ कार्य दिए जाते हैं और कार्यान्वयन के लिए निर्देश दिए जाते हैं। केवल जो नियंत्रित किया जा सकता है वह कर्मचारियों को हस्तांतरित किया जाता है। यह प्रतिनिधिमंडल से जुड़े जोखिमों को कम करने में मदद करेगा। नहीं तो दिक्कतें आ सकती हैं।

उदाहरण के लिए, एक प्रबंधक ने एक अधीनस्थ को एक तंग समय सीमा के साथ एक कार्य सौंपा। कर्मचारी ने कार्य पर खराब काम किया, और काम की जाँच और सुधार के लिए समय नहीं बचा था। जिस कर्मचारी को अधिकार सौंपा गया है, उसे उचित ज्ञान होना चाहिए। कर्मचारी को यह समझना चाहिए कि सौंपे गए कार्य को कैसे हल किया जाए।

• मुखिया की शक्तियों का हस्तांतरण।
• काम करने का सही माहौल बनाना।
• कर्मचारियों की गतिविधियों की निगरानी करना।
• आने वाली जानकारी का विश्लेषण।
• उद्यम विकास निर्णय।

यदि प्रबंधक सौंपे गए कार्यों की पूरी जिम्मेदारी लेता है, तो कोई समस्या नहीं होगी। कर्मचारियों को एक समय सीमा के साथ एक कार्य सौंपा जाता है। क्रियान्वयन हेतु सुझाव दिये गये हैं। कर्मचारी के लिए एक अंतरिम समय सीमा निर्धारित की गई है। उसके बाद, प्रबंधक काम के परिणामों की जांच करता है, कर्मचारी की गलतियों को सुधारता है।

मान, इवानोव और फेरबर ने ब्रायन ट्रेसी द्वारा डेलिगेशन एंड मैनेजमेंट प्रकाशित किया है (बेस्टसेलिंग गेट आउट ऑफ योर कम्फर्ट जोन के लेखक। चेंज योर लाइफ), सभी स्तरों पर अधिकारियों को लक्ष्य निर्धारित करने, प्रगति को ट्रैक करने और कर्मचारी को प्रतिनिधिमंडल को बदलने के बारे में सलाह देते हैं। प्रशिक्षण। Be InTrend पोर्टल पुस्तक से एक अध्याय प्रकाशित करता है।

अध्याय 9. प्रभावी प्रतिनिधिमंडल के सात बुनियादी सिद्धांत

इस पुस्तक का उद्देश्य आपको उन कौशलों की पेशकश करना है जिन्हें आपको एक बार और सभी के लिए उपयोगी रूप से अधिकार सौंपने के लिए विकसित करने की आवश्यकता है। इस विषय पर सैकड़ों नहीं तो हजारों पुस्तकें, लेख और प्रशिक्षण पाठ्यक्रम लिखे जा चुके हैं। वहाँ प्रस्तुत अधिकांश विचारों को निम्नलिखित सात मूल सिद्धांतों में संक्षेपित किया जा सकता है।

कार्य का स्तर कलाकार के स्तर से मेल खाना चाहिए

प्रभावी प्रतिनिधिमंडल का पहला मूल सिद्धांत उस कर्मचारी के कौशल, योग्यता और प्रेरणा के स्तर के साथ काम की जटिलता को संतुलित करने की आवश्यकता है जिसे आप इसे सौंपने की योजना बना रहे हैं। इसका मतलब यह नहीं है कि आप कर्मचारियों को उनके द्वारा वर्तमान में किए जा रहे कार्यों से अधिक जटिल कार्य नहीं सौंप सकते। यह महत्वपूर्ण है कि काम उनके लिए इतना कठिन न हो कि इससे सफलतापूर्वक निपटने का कोई मौका न हो।

यदि यह पूरी तरह से स्पष्ट हो जाने के बाद भी कि प्रमुख पदों का प्रभारी कर्मचारी अपने कार्यों का सामना नहीं कर सकता है, तो आप उसकी अक्षमता से आंखें मूंद लेते हैं, यह आगे चलकर व्यवसाय के पतन का एक कारण बन सकता है। ऐसी स्थिति में, अनुचित कर्मचारी को अक्सर कंपनी के प्रमुख या सीईओ द्वारा चुना और नियुक्त किया जाता है। फिर, गर्व उस व्यक्ति को अनुमति नहीं देता है जिसने एक महत्वपूर्ण कार्य सौंपा है, यह स्वीकार करने के लिए कि उसने गलती की है और जिस उम्मीदवार को उसने चुना है वह नौकरी नहीं कर रहा है। यह आश्चर्यजनक है कि कितनी कंपनियों को महत्वपूर्ण नुकसान उठाना पड़ता है और यहां तक ​​कि इस तथ्य के कारण विघटित भी हो जाता है कि निदेशक मंडल ने एक सीईओ नियुक्त किया जो स्पष्ट रूप से नौकरी के लिए उपयुक्त नहीं है। इस नेता ने काम के पिछले स्थान पर, किसी अन्य कंपनी में और किसी अन्य क्षेत्र में उत्कृष्ट उपलब्धियों का प्रदर्शन किया हो सकता है, लेकिन इस विशेष स्थिति में वह उन परिणामों को प्राप्त नहीं कर सकता है जो उसके लिए आवश्यक हैं।

प्रतिनिधि धीरे-धीरे

प्रभावी प्रतिनिधिमंडल का दूसरा सिद्धांत नए कर्मचारी में पर्याप्त आत्मविश्वास का विकास करते हुए, धीरे-धीरे प्राधिकरण को स्थानांतरित करना है। जाहिर है, आप इसे शुरू से ही "गुस्सा" करना चाहते हैं, इसे कई छोटे कार्यों के साथ लोड करना। लेकिन जब मामला बड़ा और अधिक गंभीर हो, तो प्रतिनिधिमंडल की प्रक्रिया को चरणबद्ध किया जाना चाहिए। अपने कर्मचारी को समय के साथ यह प्रदर्शित करने दें कि वे असाइनमेंट और बढ़ती जटिलता के कार्यों को संभाल सकते हैं। अन्यथा, एक कर्मचारी जिसके पास आवश्यक पेशेवर क्षमता नहीं है, वह अभिभूत महसूस कर सकता है और परिणामस्वरूप, कई और समस्याएं पैदा कर सकता है।

संपूर्ण कार्य सौंपें

तीसरा सिद्धांत पूरे कार्य को सौंपना है। कारोबारी माहौल में मुख्य प्रेरकों में से एक शुरू से अंत तक सौंपे गए व्यवसाय के लिए पूरी जिम्मेदारी की भावना है। सौ प्रतिशत जिम्मेदारी आत्मविश्वास, योग्यता और स्वाभिमान को जगाती है। आपके प्रत्येक कर्मचारी, चाहे वे किसी भी पद पर हों, के पास कम से कम एक ऐसा कार्य होना चाहिए जिसके लिए वे पूरी तरह से जिम्मेदार हों। अगर वह यह काम नहीं करेगा तो उसके लिए कोई और नहीं करेगा। कई कंपनियां एक ही काम को कई कर्मचारियों को सौंपने की गलती करती हैं। यदि एक व्यक्ति व्यस्त या अनुपस्थित है, तो नेता कहते हैं, दूसरा उसका समर्थन करेगा और अंतर को बंद कर देगा। वास्तव में, यह पता चला है कि कोई भी काम की जिम्मेदारी नहीं लेता है और यह "अनाथ" है। एक संभावित संघर्ष को हल करने के लिए, आपको, अन्य बातों के अलावा, व्यक्तिगत जिम्मेदारी पेश करने की आवश्यकता है: कार्य को सफलतापूर्वक पूरा करने के लिए एक व्यक्ति को व्यक्तिगत रूप से जिम्मेदार ठहराएं और बाकी कर्मचारियों को स्पष्ट निर्देश दें कि वे तैयार रहें यदि मुख्य जिम्मेदार व्यक्ति अनुपस्थित है या काम पूरा नहीं कर सकता है। लेकिन हर चीज के लिए केवल एक ही व्यक्ति जिम्मेदार होता है। अधीनस्थों को बताएं कि वे महत्वपूर्ण कार्य करने के लिए पूरी तरह से जिम्मेदार हैं। जब कर्मचारी स्वामित्व और व्यक्तिगत प्रभाव की भावना रखते हैं तो कर्मचारी कंपनी की वफादारी और नौकरी के प्रति प्रतिबद्धता के उच्च स्तर का प्रदर्शन करते हैं।

प्रतिनिधि, एक ठोस परिणाम की उम्मीद

प्रभावी प्रत्यायोजन का चौथा सिद्धांत: जानें कि प्रत्यायोजन करते समय आप क्या विशिष्ट परिणाम प्राप्त करना चाहते हैं। अधीनस्थों को स्पष्ट रूप से समझने में सहायता करें कि आप अंत में उनसे क्या अपेक्षा करते हैं। कर्मचारियों को लगातार याद दिलाएं कि उन्हें किस तरह के काम के लिए काम पर रखा गया था। टीम के प्रदर्शन को बेहतर बनाने का एक निश्चित तरीका हमेशा लोगों को परिणाम प्राप्त करने पर केंद्रित करना है। उनके परिश्रम का फल जितना अधिक ठोस और मापने योग्य होगा, वे उतने ही अधिक संतुष्ट और प्रेरित होंगे। वे विजेताओं की तरह महसूस करेंगे।

भागीदारी और चर्चा को प्रोत्साहित करें

प्रतिनिधि प्राधिकरण और जिम्मेदारी

छठा सिद्धांत: जिम्मेदारी के स्तर के अनुरूप अधिकार सौंपें। यदि कार्य बड़ा है, तो कर्मचारियों को बताएं कि इसके लिए कितना समय आवंटित किया गया है और वे अतिरिक्त सहायता के लिए किससे संपर्क कर सकते हैं। उन्हें आवंटित बजट और उनके द्वारा उपयोग किए जा सकने वाले संसाधनों के बारे में भी बताएं। प्रबंधक जो बड़ी गलती करते हैं, वह यह है कि वे इस बात को कम आंकते हैं कि कर्मचारियों को काम पूरा करने के लिए क्या चाहिए, चाहे वह समय हो या पैसा। वे कम आंकते हैं कि काम में कितना समय लगेगा और इसके लिए कितने निवेश की आवश्यकता होगी। इस स्थिति में, प्रतिनिधिमंडल की प्रक्रिया ही मदद कर सकती है: जब बॉस अधीनस्थों के साथ कार्य पर चर्चा करता है, तो आमतौर पर बातचीत के दौरान वह समझने लगता है कि कितना समय और पैसा खर्च किया जाएगा, और अंततः इस निष्कर्ष पर पहुंचता है कि काम ठीक उसी तरह है जैसे बाकी सब कुछ के रूप में महत्वपूर्ण।

कलाकार को अकेला छोड़ दो

प्रभावी प्रत्यायोजन का सातवां और अंतिम सिद्धांत: कार्य सौंपने के बाद, कार्यपालिका को अकेला छोड़ दें। अधीनस्थ को सौ प्रतिशत जिम्मेदार होने दें। उसे वापस मत लो। आप इसे साकार किए बिना, कर्मचारी की लगातार जांच करके, निरंतर रिपोर्टिंग की मांग करके और प्रक्रिया में परिवर्तन और समायोजन का प्रस्ताव देकर "इसे वापस ले सकते हैं"। कुछ अधिकारियों को उन कार्यों को सचमुच वापस लेने की भयानक आदत होती है जो उन्होंने स्वयं किसी और को दिए हैं। वहीं अधीनस्थों को यह अहसास होता है कि उनसे जिम्मेदारी हटा दी गई है। एक कार्य को सौंपने की क्षमता और फिर सुनिश्चित करें कि कर्मचारी को काम मिल गया है, एक नेता के रूप में आपकी सफलता का एक महत्वपूर्ण कारक है। सही प्रतिनिधिमंडल के साथ, आपकी क्षमता लगभग असीमित है। प्रतिनिधिमंडल के कौशल के अभाव में, आप सब कुछ खुद करने के लिए मजबूर होंगे।

प्रतिनिधिमंडल के सिद्धांत

ऐसे पाँच सिद्धांत हैं जो आपको अधिक प्रभावी ढंग से अधिकार सौंपने में मदद कर सकते हैं।

औसतन, यह संख्या 7-10 लोग हैं। हालांकि, यह विभिन्न कारकों के आधार पर बदलता है: प्रबंधन का स्तर, प्रबंधक और अधीनस्थों की क्षमता, किए गए कार्य की जटिलता और तात्कालिकता, कर्मचारियों की प्रेरणा, संगठन का क्षेत्रीय स्थान, आदि। उदाहरण के लिए, उच्चतर प्रबंधन का स्तर, नियंत्रण की सीमा जितनी छोटी होगी।

जिम्मेदारी हमेशा उस प्रबंधक के पास रहती है जो अधिकार सौंपता है।

इस तरह के अनुपात की विषमता के मामले में, कर्मचारियों की प्रेरणा का उल्लंघन होता है, नैतिक और मनोवैज्ञानिक माहौल बिगड़ता है, और परिणामस्वरूप, संगठन के लक्ष्यों को प्राप्त करने में कम दक्षता होती है।

बदले में, इसके लिए उन अधिकारियों की उच्च क्षमता की आवश्यकता होती है जिन्हें अधिकार प्रत्यायोजित किया जाता है।

प्रबंधक को पता होना चाहिए कि कार्य कैसे किया जा रहा है।

प्रभावी समस्या सेटिंग के लिए नियम।इन उद्देश्यों के लिए, सबसे पहले, प्राधिकरण के प्रत्यायोजन के उपर्युक्त सिद्धांतों का सही ढंग से उपयोग करना आवश्यक है। इसके अलावा, कुछ नियम हैं जो कार्य सेटिंग और प्राधिकरण के प्रतिनिधिमंडल की दक्षता में सुधार करते हैं।

1. आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि अधीनस्थों को ठीक से पता है कि लक्ष्य निर्धारित करने और उनकी संबंधित गतिविधियों के परिणामस्वरूप प्रबंधन क्या प्राप्त करना चाहता है। किसी को एक प्रश्न तक सीमित नहीं किया जा सकता है "क्या आप सब कुछ समझते हैं?"। इस मामले में, उत्तर लगभग हमेशा हां होगा।

2. उपलब्ध संसाधनों को ध्यान में रखते हुए समस्या के समाधान के लिए कार्य करने और पूरा करने के लिए सटीक समय सीमा निर्धारित करना आवश्यक है। यदि कार्य कठिन है, तो आपको इसके कार्यान्वयन के लिए एक विस्तृत योजना तैयार करने की आवश्यकता है।

3. कार्य की जटिलता या कम व्यावसायिकता के कारण अधीनस्थों की अपर्याप्त क्षमता के मामले में, प्रबंधक को उन्हें आवश्यक कौशल सिखाना चाहिए। हालांकि, प्रशिक्षण का समय कार्य को पूरा करने में लगने वाले समय से अधिक नहीं होना चाहिए।

केंद्रीकरण और विकेंद्रीकरण।शक्तियों की दिशा, दायरा और प्रकृति केंद्रीकरण और विकेंद्रीकरण जैसे महत्वपूर्ण प्रबंधन सिद्धांतों द्वारा निर्धारित की जाती है। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि प्रबंधन अभ्यास में शक्तियों के केंद्रीकरण और विकेंद्रीकरण के बीच सहसंबंध की समस्या सबसे जरूरी है। व्यवहार में, इसका अर्थ है समस्या को हल करना, कौन सी शक्तियाँ प्रबंधन के निचले स्तरों को सौंपी जा सकती हैं और कौन सी नहीं, और कौन सी नहीं।

संगठनों में पूरी तरह से केंद्रीकृतप्रबंधन संरचना द्वारा, निर्णय लेने की शक्ति एक ही अधिकारी के हाथों में केंद्रित होती है या उपयुक्त प्रबंधन निकाय के पास निहित होती है। एक विकेंद्रीकृत संगठन में, कई व्यक्ति या विभाग इस अधिकार के साथ निहित होते हैं।

अत्यधिक केंद्रीकृत संगठनों में आमतौर पर सरकार के कई और स्तर होते हैं। ये एक रूढ़िवादी प्रकार की संरचनाएं हैं, वे बाहरी "अशांति" के लिए प्रतिरोधी हैं, पूर्वानुमेय हैं और "तर्कसंगत नौकरशाही" के सिद्धांतों के कार्यान्वयन का एक ज्वलंत उदाहरण हैं।

केंद्रीकृत संगठनों का सार निर्णय लेने की प्रक्रियाओं और उनके कार्यान्वयन को अलग करना है: शीर्ष प्रबंधक निर्णय लेते हैं, मध्य प्रबंधक संचारित करते हैं और उन पर सहमत होते हैं, कर्मचारी - बाहर ले जाते हैं... तुलनात्मक विश्लेषण से पता चलता है कि "कमांड एंड कंट्रोल" के सिद्धांतों के आधार पर केंद्रीकृत संगठन बाजार में बदलावों के अनुकूल होने में धीमे होते हैं और ग्राहकों की बदलती जरूरतों के लिए खराब प्रतिक्रिया देते हैं, रचनात्मकता और प्रतिस्पर्धी माहौल में प्रभावी ढंग से संचालित करने की पहल में सीमित हैं।

सिद्धांत का कार्यान्वयन विकेन्द्रीकरणएक जटिल, गतिशील वातावरण में होता है जो आपको ऑनलाइन सूचित निर्णय लेने की अनुमति देता है। ऐसी संरचनाओं के कई फायदे हैं। सबसे पहले, विकेंद्रीकरण के परिणामस्वरूप, प्रबंधकों के पेशेवर कौशल विकसित हो रहे हैं, जिनकी शक्ति और निर्णय लेने की जिम्मेदारी बढ़ जाती है। दूसरे, एक विकेंद्रीकृत संरचना संगठन में आंतरिक प्रतिस्पर्धा को बढ़ाती है, और प्रबंधकों को ऐसा करने के लिए प्रोत्साहित करती है। तीसरा, संगठन के विकेन्द्रीकृत मॉडल में, नेता समस्याओं को सुलझाने में अपने व्यक्तिगत योगदान को निर्धारित करने में अधिक स्वायत्त हो सकता है। कार्रवाई की स्वतंत्रता का विस्तार हमें काम की रचनात्मक प्रकृति, गैर-मानक समाधानों के विकास और जटिल समस्याओं के प्रभावी समाधान को बढ़ावा देने की अनुमति देता है।

साथ ही, विकेंद्रीकरण की प्रक्रिया में कुछ संगठनात्मक, आर्थिक, समय, श्रम और अन्य लागतों को अपनाने की आवश्यकता होती है। विशेष रूप से, प्रबंधकों के लिए प्रशिक्षण कार्यक्रमों को विकसित और कार्यान्वित करना, केंद्रीकृत संरचनाओं में काम करने की प्रचलित रूढ़ियों और परिवर्तन के लिए श्रमिकों के प्रतिरोध को दूर करने के लिए आवश्यक है।

इस दृष्टिकोण से निर्णय लेने में व्यक्तिगत विभागों की स्वायत्तता में वृद्धि होती है, केंद्रीकृत नियंत्रण के क्षेत्र में कमी आती है। इससे विशिष्ट विभागों की उनकी गतिविधियों के परिणामों के लिए जिम्मेदारी बढ़ जाती है।

विकेंद्रीकृत संगठनों में आमतौर पर सरकार के स्तर कम होते हैं। विकेंद्रीकरण किया जाता है, पहला, प्रबंधन के कुछ स्तरों को समाप्त करके और दूसरा, शेष नेताओं को अधिक अधिकार और जिम्मेदारियां देकर। विकेंद्रीकरण प्रबंधन के सिद्धांतों में से एक का परिणाम है: न्यूनतम संभव स्तर पर निर्णय लेने की सलाह दी जाती है।

दक्षता का आकलन करने की दृष्टि से यह प्रश्न तार्किक है: कौन सा संगठन सबसे सफल है - केंद्रीकृत या विकेंद्रीकृत? उत्तर इस प्रकार हो सकता है: उनमें से प्रत्येक के अपने फायदे हैं। केंद्रीकृत संरचनाएं बल की बड़ी परिस्थितियों में या विशेष प्रयोजन संगठनों के लिए सबसे सफल होती हैं, जो सौंपे गए कार्यों को हल करने के लिए प्राथमिक शर्त के रूप में एक व्यक्ति के आदेश के स्पष्ट सिद्धांत के साथ होती हैं। विकेंद्रीकृत संरचनाएं एक अनुकूली प्रकार के संगठन हैं जो एक स्थिति पर जल्दी से प्रतिक्रिया करते हैं, वे मोबाइल हैं और उपलब्ध संसाधनों के आधार पर अपनी गतिविधियों की संरचना करते हैं। बाजार में काम करने वाले आधुनिक संगठन हमेशा मोबाइल होते हैं, बाहरी वातावरण में बदलाव के लिए अत्यधिक अनुकूल होते हैं, यानी उच्च स्तर के विकेंद्रीकरण के साथ संरचनाएं।

संगठन का आंतरिक वातावरण।चूंकि संगठन मानव निर्मित उप-प्रणालियां हैं, आंतरिक वातावरण प्रबंधन निर्णयों का परिणाम है।

प्रत्येक संगठन में कारकों का एक समूह होता है जो उसके कामकाज को निर्धारित करता है, जो संगठनात्मक और आर्थिक विन्यास का गठन करता है। अक्सर आंतरिक वातावरण के मुख्य तत्वों के रूप में पृथक किया जाता है लक्ष्य, संरचना, उद्देश्य, प्रौद्योगिकी, लोग। हालांकि, इसमें आंतरिक अर्थव्यवस्था, संगठनात्मक संस्कृति, नैतिक और मनोवैज्ञानिक जलवायु, बौद्धिक प्रक्रियाएं, प्रौद्योगिकी और कई अन्य तत्व शामिल हो सकते हैं।

संगठन का बाहरी वातावरण।संगठन के संबंध में बाहरी वातावरण का मूल्य संगठनात्मक प्रबंधन में स्थितिजन्य दृष्टिकोण के अनुमोदन से जुड़ा है। इसका मुख्य सिद्धांत यह है कि प्रत्येक संगठन की सफलता, उसकी संरचना का सीधा संबंध उस स्थिति से होता है, जो बाहरी वातावरण के तत्वों द्वारा निर्धारित होता है।

किसी संगठन के प्रबंधन में बाहरी कारकों की समग्रता को आमतौर पर दो मुख्य समूहों में वर्गीकृत किया जाता है।

प्रत्यक्ष जोखिम वातावरणऐसे कारक शामिल हैं जो सीधे संगठन की गतिविधियों को प्रभावित करते हैं। ये श्रम संसाधन, कानून और सरकारी विनियमन के संस्थान, आपूर्तिकर्ता, उपभोक्ता, प्रतियोगी हैं। हालांकि, इसमें प्राकृतिक और जलवायु कारक, भौगोलिक स्थिति, प्रत्यक्ष राजनीतिक और आर्थिक प्रभाव के उपकरण शामिल हो सकते हैं। वी अप्रत्यक्ष प्रभाव पर्यावरणऐसे कारक शामिल हैं जो संगठन के उद्देश्यों के कामकाज और कार्यान्वयन पर प्रत्यक्ष प्रभाव नहीं डाल सकते हैं, लेकिन फिर भी, उन्हें प्रभावित करते हैं। इनमें देश की अर्थव्यवस्था की स्थिति, विश्व आर्थिक वातावरण, व्यापक आर्थिक और प्रबंधकीय नवाचार प्रक्रियाएं, समाज की बौद्धिक क्षमता, सामाजिक-सांस्कृतिक मूल्य, राज्य नीति की विशेषताएं, सार्वजनिक और राज्य संचार और अन्य कारक शामिल हैं।

एक संगठन का जीवन चक्र।कोई भी प्रक्रिया: सामाजिक, जैविक या तकनीकी और तकनीकी विकास का अपना चरित्र होता है। जीवित और निर्जीव दुनिया की वस्तुओं के बारे में भी यही कहा जा सकता है: सामाजिक व्यवस्था, जैविक जीव, प्राकृतिक घटनाएं और वस्तुएं। सामाजिक संगठन उत्पन्न होते हैं, विकसित होते हैं, सफलता प्राप्त करते हैं और अस्तित्व समाप्त हो जाते हैं। संगठनात्मक कामकाज की चक्रीय प्रकृति एक प्राकृतिक कारक है और यहां तक ​​कि एक सिद्धांत भी है जो संगठन के अस्तित्व की अवधि पर निर्भर नहीं करता है। उनमें से कई लंबे समय से आसपास हैं, लेकिन वे सभी परिवर्तन के अधीन हैं। जो अनुकूलन करते हैं वे फलते-फूलते हैं, अनम्य लुप्त हो जाते हैं। कुछ संगठन दूसरों की तुलना में तेजी से विकसित होते हैं और अपना काम दूसरों की तुलना में बेहतर तरीके से करते हैं।

प्रभावी प्रबंधन के लिए, नेता को पता होना चाहिए कि संगठन विकास के किस चरण में है, इस चरण की विशेषताएं क्या हैं और प्रबंधन के निर्णय लेने के लिए आवश्यक क्या विशिष्टताएं हैं।

किसी संगठन के जीवन चक्र में उसके प्रारंभिक चरणों से लेकर उसके पतन तक कई चरण शामिल होते हैं। वैज्ञानिक, शैक्षिक और अन्य साहित्य में इस प्रक्रिया की अवधि बहुत भिन्न हो सकती है। संगठन के विकास के चक्र की अवधि के एक प्रकार के रूप में, निम्नलिखित प्रस्तावित है।

1. संगठनात्मक चरण... इस अवधि के दौरान, संगठन मंच पर है
गठन, इसका संसाधन आधार स्थापित मिशन, लक्ष्यों, उद्देश्यों, सिद्धांतों और कार्यों के साथ-साथ उत्पाद जीवन चक्र के अनुसार बनता है। इस स्तर पर, यह महत्वपूर्ण है कि ये सभी तत्व एक दूसरे के अनुरूप हों। आप एक संगठन का निर्माण नहीं कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, इसके कार्य मिशन की सामग्री या लक्ष्यों का पालन नहीं करेंगे।

2. "पायलट" चरण।यह कड़ाई से विनियमित मानदंडों और नियमों की प्रबलता की विशेषता है; पारस्परिक और समूह संबंधों में, औपचारिक, प्रासंगिक संगठनात्मक दस्तावेजों में निहित, हावी हैं। संगठनात्मक संरचना में, एक-व्यक्ति प्रबंधन का सिद्धांत स्पष्ट रूप से व्यक्त किया गया है। संगठन के कर्मचारी व्यक्तिगत कर्मचारियों और समग्र रूप से संगठन दोनों की ताकत और कमजोरियों की पहचान करने, "पहचानने" की प्रक्रिया में हैं। यह इस स्तर पर है कि बाहरी संचार जो संगठन के लिए बहुत महत्वपूर्ण हैं, स्थापित किए जाते हैं, आवश्यक बौद्धिक और सूचनात्मक ज्ञान आधार बनाया जाता है। वास्तव में, आधिकारिक तौर पर घोषित मिशन, लक्ष्यों, उद्देश्यों, सिद्धांतों और कार्यों की जांच ("एरोबेटिक्स") के लिए सभी काम उबालते हैं।

3.गठन चरण।इस अवधि के दौरान, संगठन पिछले चरण के परिणामों के मूल्यांकन के आधार पर स्थिरता प्राप्त करता है। यदि आवश्यक हो, प्रारंभिक दृष्टिकोण, कर्मचारियों की संरचना, संगठनात्मक संरचना, उत्पादन और प्रबंधन प्रौद्योगिकियों को समायोजित किया जाता है। संगठन, अपनी प्रकृति से, क्षमता निर्माण के लिए तैयार है, क्योंकि आंतरिक वातावरण स्थिर और प्रबंधनीय है, बाहरी संचार भी सत्यापित हैं। संगठनात्मक संस्कृति के मानदंडों, बाहरी दुनिया के साथ संबंधों को मजबूत करने पर मुख्य जोर दिया जाता है। प्रबंधन के विश्वास और लोकतंत्रीकरण की डिग्री बढ़ रही है, प्रबंधन में अनौपचारिक कारकों और नेतृत्व की भूमिका बढ़ रही है।

4.गुणवत्ता वृद्धि (विकास) का चरण।इस मामले में, संगठन का विकास स्थिर के आधार पर प्रदान किया जाता है, लेकिन साथ ही संगठनात्मक संस्कृति के आंतरिक मानदंडों में मोबाइल से बाहरी परिवर्तनों के आधार पर प्रदान किया जाता है। संगठन बाहरी वातावरण में निकटता से अंतर्निहित है। व्यक्तिगत, कॉर्पोरेट और राज्य के हितों को अनुकूलित किया जाता है, और उनके बीच के अंतर्विरोधों को कम किया जाता है। एक संगठन का शासन सबसे अधिक लोकतांत्रिक होता है, जिसमें सहभागी शासन और संगठनात्मक जिम्मेदारी के सिद्धांतों को व्यापक रूप से विकसित किया जाता है। लक्ष्यों को आंतरिक और बाहरी संसाधनों के तर्कसंगत उपयोग के माध्यम से प्राप्त किया जाता है। संक्षेप में, यह निर्धारित लक्ष्यों और उद्देश्यों को प्राप्त करने के साथ-साथ अपने मिशन के कार्यान्वयन के प्रक्षेपवक्र में अधिकतम बिंदु है।

5.ठहराव या गिरावट का चरण ("एक बैंक में मकड़ियों")।यह चरण विकास के न्यूनतम मात्रात्मक और गुणात्मक मापदंडों की विशेषता है। बाहरी वातावरण (प्रतियोगी, आपूर्तिकर्ता, संस्थागत परिवर्तन, प्राकृतिक और जलवायु कारक, श्रम बाजार) में परिवर्तन को कम करके आंकने के परिणामस्वरूप। बाह्य रूप से, यह गैर-प्रतिस्पर्धा, कर्मचारियों के कारोबार और प्रमुख के अधिकार में कमी में व्यक्त किया जाता है। पारस्परिक संबंधों की स्थिति बिगड़ रही है, नेतृत्व की प्रकृति सत्तावादी से उदारवादी मानदंडों में उतार-चढ़ाव करती है, इसे बदलना संभव है, और एक से अधिक बार। इस स्थिति से बाहर निकलने का रास्ता संगठन की व्यवहार रणनीति का एक क्रांतिकारी संशोधन है, जिसमें सभी तत्व (मिशन, लक्ष्यों, सिद्धांतों का स्पष्टीकरण, कार्मिक नीति का संशोधन, नवाचार घटक की भूमिका में वृद्धि, आदि) शामिल हैं। आधुनिक प्रबंधन अभ्यास में, इसे पुनर्रचना या पुनर्रचना कहा जाता है।

नियंत्रण प्रश्न

1. संगठन के लिए प्राथमिक क्या है - मिशन या संसाधन?

2. संगठन का एक प्रबंधन कार्य के रूप में वर्णन करें। इसकी सामग्री और विशेषताएं क्या हैं?

3. क्या संगठन परिस्थितियों के एक वस्तुगत संगम या समय की आवश्यकता का उत्पाद है, या यह एक या कई लोगों की व्यक्तिपरक इच्छा का परिणाम है?

4. एक सामाजिक संरचना के रूप में संगठन। इस क्षमता में इसे एक परिभाषा दें।

5. किसी भी संगठनात्मक प्रक्रिया के केंद्र में कौन से चरण होते हैं? क्या संगठनात्मक प्रक्रिया की दक्षता में सुधार के लिए एक या अधिक चरणों को प्राथमिकता दी जाती है?

6. संरचना (विभाग) में अंतर्निहित कारक क्या हैं?

7. क्या संगठनात्मक प्रक्रिया एल्गोरिथम (चित्र 3.1) में गुणात्मक रूप से नए चरणों को शामिल करना संभव है?

8. संगठन को एक संरचना के रूप में परिभाषित करने के लिए संगठनात्मक सिद्धांत की विशेषता का सार और महत्व क्या है? यह कैसे व्यक्त किया जाता है?

9. क्या सामाजिक प्रकार की सभी संरचनाओं में संगठनात्मक संस्कृति की विशेषता होती है?

10. प्राधिकार के प्रत्यायोजन की मुख्य विशेषताओं की सूची बनाइए।

11. नियंत्रण सीमा क्या है? क्या इसमें हैंडलिंग के मानक से विशिष्ट विशेषताएं हैं?

12. केंद्रीकरण और विकेंद्रीकरण के बीच विशिष्ट विशेषताएं क्या हैं।

13. क्या हम विकेन्द्रीकृत संरचना की तुलना में केंद्रीकृत संरचना के लाभों के बारे में बात कर सकते हैं और इसके विपरीत?

14. संगठन के जीवन चक्र के चरण क्या हैं। उन्हें एक आवश्यक लक्षण वर्णन दें।

प्रतिनिधिमंडल एक ऐसा साधन है जिसके द्वारा एक प्रबंधक कर्मचारियों के बीच कार्यों का एक सेट वितरित करता है जिसे पूरे संगठन के लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए किया जाना चाहिए। यदि कुछ कार्य किसी अन्य व्यक्ति को नहीं सौंपे जाते हैं, तो प्रबंधक को इसे स्वयं करने के लिए मजबूर होना पड़ता है। कई मामलों में ऐसा करना असंभव है क्योंकि नेता का समय और क्षमताएं सीमित होती हैं। एम। फोलेट, प्रबंधन के क्लासिक्स में से एक, ने कहा कि बोर्ड का सार अधीनस्थों द्वारा काम करने की क्षमता में निहित है। प्रतिनिधिमंडल के उच्च-गुणवत्ता वाले कार्यान्वयन को लागू करने के लिए, कुछ सिद्धांतों का पालन करना आवश्यक है। अधिकार का प्रत्यायोजन निम्नलिखित सिद्धांतों पर आधारित है: एकमात्र मूल; नेतृत्व के मानदंडों पर प्रतिबंध; सौंपी गई जिम्मेदारी; कर्तव्यों के साथ अधिकारों का अनुपालन; रिपोर्टिंग विचलन; काम की जिम्मेदारी को निम्न स्तर पर स्थानांतरित करना।

... एक व्यक्ति के प्रबंधन का सिद्धांतइस तथ्य में निहित है कि कर्मचारी को केवल एक प्रबंधक से अधिकार प्राप्त करना चाहिए और केवल उसके प्रति जिम्मेदार होना चाहिए। एक कर्मचारी, जो नियत कार्य कर रहा है, को अपने तत्काल वरिष्ठ की अनुमति के बिना किसी वरिष्ठ प्रबंधक से संपर्क करने का अधिकार नहीं है। बदले में, एक शीर्ष-स्तरीय प्रबंधक अपने तत्काल मालिक के बिना किसी कर्मचारी को अपने आदेश नहीं दे सकता है।

... प्रबंधन दर को सीमित करने का सिद्धांतइसका मतलब है कि एक प्रबंधक कितने कर्मचारियों को सीधे प्रबंधित कर सकता है। वैज्ञानिक अनुसंधान ने स्थापित किया है कि सबसे अच्छा मानदंड 7-10 अधीनस्थ हैं, हालांकि प्रबंधन के उच्चतम स्तर पर उनकी संख्या 4 से 8 तक और निम्न स्तर पर 8 से 15 तक होती है। प्रबंधन, एन के लिए निर्णय की प्रकृति, योग्यता अधीनस्थों की और नेता की क्षमता। यदि प्रबंधन मानकों का पर्याप्त रूप से निम्न स्तर पर पालन नहीं किया जाता है, तो प्रबंधन समन्वय और नियंत्रण, वृद्धि की जिम्मेदारियों को पूरा नहीं कर पाएगा। अधीनस्थों की प्रेरणा को पकड़ें।

एक प्रबंधक के सीधे अधीनस्थ कर्मचारियों की इष्टतम संख्या द्वारा निर्धारित किया जाता है: प्रबंधक के संगठनात्मक कौशल; श्रमिकों की योग्यता; काम के प्रकार; प्रादेशिक प्लेसमेंट; कर्मचारियों को प्रेरित करना; रोबोट का महत्व।

... कर्तव्यों के अधिकारों के पत्राचार का सिद्धांतइसका मतलब है कि प्रत्यायोजित प्राधिकरण का दायरा जिम्मेदारियों के अनुरूप होना चाहिए। अपने अधीनस्थ को एक कार्य देना आवश्यक संसाधनों के उपयोग पर जारी किए गए कार्य के अनुरूप उसे व्यक्तिगत शक्तियाँ प्रदान करने का प्रावधान करता है। नेता निम्नलिखित कारणों से अपने अधीनस्थों को पर्याप्त अधिकार प्रदान नहीं करते हैं: अधीनस्थों की क्षमता में अविश्वास, और कार्य स्वयं करना होगा; अपने अधिकारों को छोड़ने के लिए नेताओं की अनिच्छा; राजनीतिक क्षण।

... सौंपी गई जिम्मेदारी का सिद्धांतप्रत्यायोजन करते समय, इसका अर्थ है कि केवल उसका बॉस ही प्रबंधक को जिम्मेदारी से मुक्त कर सकता है। प्रतिनिधिमंडल अधीनस्थों को जिम्मेदारी सौंपने की प्रक्रिया है। लेकिन जिम्मेदारी का प्रतिनिधिमंडल एम के अधीनस्थ है, जिम्मेदारी के प्रबंधक को मुक्त नहीं करता है।

... काम के लिए जिम्मेदारी स्थानांतरित करने का सिद्धांतप्रबंधन का निचला स्तर इसके सफल कार्यान्वयन को सुनिश्चित करने की संभावना को इंगित करता है। लेकिन इस सिद्धांत का अक्सर कारणों से उल्लंघन होता है: सामान्य काम पर लौटने या अधिक महत्वपूर्ण रोबोट करने के लिए एक प्राकृतिक अनिच्छा।

... विचलन रिपोर्टिंग सिद्धांतनिर्धारित लक्ष्यों और उद्देश्यों की उपलब्धि में सभी वास्तविक या अपेक्षित परिवर्तनों के बारे में प्रबंधकों को सूचित करने के लिए बाध्य है। इसका मतलब यह है कि अधीनस्थ को अपने पर्यवेक्षक को हमसे सभी विचलन के बारे में सूचित करना चाहिए। इचेना कार्य।

संगठनों के नेताओं के लिए यह महत्वपूर्ण है कि वे कर्मचारियों के काम को इस तरह से व्यवस्थित करें कि यह सबसे अधिक रिटर्न लाए और उनकी क्षमता को पूरी तरह से प्रकट करे। ऐसा करने के लिए, आपको यह जानने की जरूरत है कि वर्तमान स्थिति को नुकसान पहुंचाए बिना कंपनी के प्रदर्शन में सुधार के लिए इस्तेमाल किए गए प्राधिकरण के प्रतिनिधिमंडल को व्यावहारिक रूप से कैसे लागू किया जाए।

परिभाषा

प्रतिनिधिमंडल व्यवस्था के विषयों के बीच अधिकारों और दायित्वों के समान विभाजन के रूप में प्रकट होता है। इसके सिद्धांत बीसवीं शताब्दी की शुरुआत में पी.एम. केर्जेंटसेव द्वारा तैयार किए गए थे।

प्रतिनिधिमंडल एक जिम्मेदार व्यक्ति को एक साथ असाइनमेंट के साथ कार्य करने का अधिकार प्रदान करता है ज़िम्मेदारीप्राप्त परिणाम के लिए। प्रतिनिधिमंडल आपको कर्मचारियों के बीच कार्यों को ठीक से वितरित करने की अनुमति देता है और इसका उपयोग संगठन के अंतिम लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए किया जाता है।

जिम्मेदारी में कर्मचारी का दायित्व है कि वह सौंपे गए कार्य को उच्च गुणवत्ता के साथ करे और इसे संतोषजनक ढंग से पूरा करे। कर्मचारी अपने कार्यक्षेत्र में अपने वरिष्ठों के प्रति जवाबदेह होते हैं।

शक्तियाँ (शक्तियाँ) कुछ कार्यों के प्रदर्शन में शामिल संसाधनों के उपयोग के सीमित अधिकारों के रूप में कार्य करती हैं। संगठन में प्रत्येक पद विशिष्ट जनादेश के साथ होता है। पद के परिवर्तन से कर्मचारी की शक्तियों का प्रतिस्थापन भी होता है।

आवेदन

प्रत्यायोजन कंपनी के कर्मचारियों को कुछ शक्तियों और जिम्मेदारियों का हस्तांतरण और उनके बीच विभिन्न कार्यों का समान वितरण है। एक अधिनियम बनाया जाता है, जो आधिकारिक प्रतिनिधि कार्यों को निर्धारित करता है, एक नेता के रूप में जो सभी मौजूदा मुद्दों को जल्दी से हल करने में सक्षम होता है और कुशलता से उन कर्मचारियों का उपयोग करता है जो प्रत्येक विशिष्ट प्रकार के कार्य का सामना करने में सक्षम होते हैं।

लक्ष्य

किसी संगठन द्वारा विशिष्ट उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए प्राधिकरण के प्रत्यायोजन का उपयोग किया जाता है, जैसे:

• "मानव कारक" को जोड़ना - निचले स्तर के कर्मचारियों की गतिविधि और रुचि बढ़ाना;
• उनकी योग्यता में सुधार और नए कौशल और क्षमताओं के अधिग्रहण के कारण श्रमिकों की दक्षता (दक्षता) में वृद्धि;
• रणनीतिक, परिचालन और प्रबंधन मुद्दों को हल करने के लिए समय की रिहाई के साथ वरिष्ठ प्रबंधन को उतारना।

कार्य सौंपना

निम्नलिखित प्रकार के कार्य प्रतिनिधिमंडल के लिए उपयुक्त हैं:

• दिनचर्या;
• महत्वहीन प्रश्न;
• प्रारंभिक कार्य;
• विशेष कार्य।

लेकिन सभी कार्य सामान्य कर्मचारियों को नहीं सौंपे जा सकते। प्रत्येक नेता का कर्तव्य उन कार्यों को निपटाना है जो संगठन की भविष्य की गतिविधियों को प्रभावित कर सकते हैं।

ये एक गोपनीय प्रकृति के प्रश्न हैं, और गैर-मानक रणनीतिक समस्याएं हैं, और अप्रत्याशित स्थितियां हैं जिनके लिए त्वरित समाधान की आवश्यकता होती है।

इस प्रकार, प्रत्यायोजित नहीं:

• लक्ष्यों को परिभाषित करना;
• अधीनस्थों का नेतृत्व;
• जोखिम भरा कार्य;
• असामान्य काम;
• रणनीतिक और प्रबंधकीय निर्णय लेना;
• गोपनीय कार्य करना;
• संगठनात्मक नीति विकास।

प्रतिनिधिमंडल के विषयों के लिए आवश्यकताएँ

आदेशों को स्थानांतरित करने की प्रक्रिया में, मालिकों और कर्मचारियों दोनों को कई कठिनाइयों का सामना करना पड़ सकता है। सत्ता के प्रत्यायोजन का प्रभावी प्रबंधन प्रशासन और वर्तमान गतिविधियों के नियंत्रण को प्रभावित करने वाली सभी मौजूदा और संभावित बाधाओं का विश्लेषण करके ही संभव है।

समस्याएँ जो कभी-कभी किसी विभाग के निदेशक या प्रमुख के लिए उत्पन्न होती हैं और प्रतिनिधिमंडल में हस्तक्षेप करती हैं:

• मौजूदा स्थिति और संबंधित शक्ति को खोने का डर;
• अन्य कर्मचारियों की तैयारी के बारे में संदेह, उनकी गतिविधियों की कम मूल्यांकन संबंधी विशेषताएं;
• अत्यधिक आत्मसम्मान, अत्यधिक महत्वाकांक्षा;
• आत्मविश्वास की कमी, डर है कि उसके कार्यों को गलत समझा जाएगा।

असाइन किए गए कार्यों को करते समय कभी-कभी कर्मचारियों द्वारा पहचानी जाने वाली समस्याएं:

• उपयोग किए गए समाधानों की शुद्धता के बारे में संदेह;
• अनुभव की कमी;
• बॉस के साथ मौलिक असहमति;
• अन्य कलाकारों का नेतृत्व करने की अनिच्छा, विशेष रूप से दंड लगाने के मामले में।

एक सक्षम नेता, जब कठिनाइयाँ आती हैं, तो पहले व्यक्तिगत बाधाओं से निपटना चाहिए जो काम के प्रभावी विनियमन को रोकते हैं, और फिर अधीनस्थ की समस्याओं की सावधानीपूर्वक जांच करते हैं। स्थिति का विश्लेषण संभावित प्रबंधन त्रुटियों को इंगित करेगा और आपको सूचित और अच्छी तरह से निर्णय लेने की अनुमति देगा, उदाहरण के लिए, कलाकार को बदलने या उससे अनावश्यक भार हटाने के मामले में, या मनोवैज्ञानिक कठिनाइयों को दूर करने के मामले में, दोनों हमारे अपने और कलाकार के।

प्रतिनिधिमंडल प्रक्रिया

प्रत्येक नेता को यह सुनिश्चित करने का प्रयास करना चाहिए कि कार्य प्रक्रिया का आयोजन करते समय, कार्य जिम्मेदारियों को पूरी टीम में समान रूप से नियोजित किया जाता है, जबकि शक्ति का प्रयोग करते हुए और कार्यों को पूरा करने की प्रक्रिया के लिए जिम्मेदारी नहीं छोड़ते हैं।

एक संगठन में प्रतिनिधिमंडल को कई चरणों में बांटा गया है:

चरण I - निष्पादक को आदेश का स्थानांतरण;

चरण II - कलाकार को शक्तियाँ और संसाधन प्रदान करना;

चरण III - आवश्यक प्रदर्शन परिणाम के संकेत के साथ कर्मचारी के दायित्वों का निर्माण।

अधीनस्थों की गतिविधियों की निगरानी करते समय, सुनहरा मतलब महत्वपूर्ण है। अत्यधिक हिरासत से काम में ठहराव और कर्मचारी में पहल की कमी हो सकती है। यदि आप प्रक्रिया को नियंत्रित नहीं करते हैं, तो समय पर काम के असंगठित प्रवाह के कारण परिणाम वांछित से गंभीर रूप से दूर होगा। अग्रिम में प्रतिक्रिया स्थापित करना और कर्मचारियों के बीच सम्मान और उच्च अधिकार प्राप्त करना आवश्यक है।

अक्सर, प्रशासक अपने अधीनस्थों पर अवांछित और निर्बाध कार्य को स्थानांतरित करके पाप करते हैं, खासकर यदि वे स्वयं इस विषय से केवल सतही रूप से परिचित हैं। लेकिन यह हमेशा सही नहीं होता, क्योंकि बॉस अभी भी काम की प्रगति के लिए जिम्मेदार है। यदि नेता को स्वयं इस बात का अंदाजा नहीं है कि बाहर निकलने पर क्या परिणाम की उम्मीद की जानी चाहिए, तो वह अधीनस्थ की गतिविधियों को कैसे नियंत्रित कर पाएगा? उत्तर स्पष्ट है।

अनुभवी बॉस कर्मचारियों को ऐसे कार्य सौंपना पसंद करते हैं जो पहले की तुलना में थोड़े अधिक जटिल हों। इस तरह के कार्य अधीनस्थों की क्षमता को पूरी तरह से प्रकट करने में मदद करते हैं। हालांकि, इस मामले में, कर्मचारी प्रेरणा बढ़ाने के लिए कागज पर आदेश तैयार करना बेहतर है।

एक संगठनात्मक प्रणाली में शक्तियों का आवंटन करते समय, निम्नलिखित पहलुओं पर विचार करना अत्यंत महत्वपूर्ण है:

• शक्तियों को कार्य के कार्यान्वयन के लिए निर्धारित योजना का पूरी तरह से पालन करना चाहिए, यह लक्ष्य है जो शक्तियों के दायरे को निर्धारित करता है, न कि इसके विपरीत;
• सभी कर्मचारियों की शक्तियों को विरोधाभासों के उद्भव के बिना एक ही परिसर में सक्षम रूप से जोड़ा जाना चाहिए और संपूर्ण संरचना का संतुलन सुनिश्चित करना चाहिए;
• सभी अधिकार स्पष्ट और विशिष्ट होने चाहिए ताकि कर्मचारी हमेशा समझ सकें कि उनके लिए क्या आवश्यक है और उनके निपटान में कौन से संसाधन रखे गए हैं।

अधिकार का उचित संचालन पूरे संगठन की दक्षता को बढ़ाता है। कर्मचारी अपनी नौकरी की जिम्मेदारियों और अपने लक्ष्यों की स्पष्ट समझ प्राप्त करते हैं और इस प्रकार सर्वोत्तम परिणाम प्राप्त करते हैं।

लाभ

सामान्य तौर पर, प्रतिनिधिमंडल प्रक्रिया को दो सकारात्मक पहलुओं की विशेषता है:

1. व्यक्तिगत भागीदारी की आवश्यकता वाली समस्याओं को हल करने के लिए प्रबंधक का समय खाली कर दिया जाता है। कंपनी के विकास की संभावनाओं और प्रशासन की रणनीति की योजना बनाने पर ध्यान केंद्रित करना संभव हो जाता है।
2. प्रतिनिधिमंडल रचनात्मक और सक्रिय कर्मचारियों को प्रेरित करने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक है जो विकास और सीखना चाहते हैं। इसका उपयोग उच्च पद प्राप्त करने से पहले प्रशिक्षण के लिए किया जा सकता है। कर्मचारियों में नए ज्ञान, कौशल और क्षमताओं को विकसित करने में मदद करता है जिनका उपयोग अधिक सफल गतिविधियों के लिए किया जाता है।

प्रतिनिधिमंडल के सिद्धांत

एक संरचित दृष्टिकोण के लिए, अधिकार सौंपते समय निम्नलिखित सिद्धांतों का पालन करने की सलाह दी जाती है। अन्यथा, उनकी गैर-पूर्ति प्रबंधन में कठिनाइयों का कारण बन सकती है और तदनुसार, पूरे सिस्टम के असंतोषजनक संचालन के लिए।

कार्यात्मक परिभाषा सिद्धांत

यह संगठन की संरचनात्मक अखंडता के प्रत्येक नेता द्वारा पूर्ण और स्पष्ट समझ पर आधारित है: सिस्टम के प्रत्येक विषय को किन अधिकारों और जिम्मेदारियों से संपन्न किया गया है, उनके बीच कौन सी जानकारी और सेवा कनेक्शन किए गए थे, उनकी दिशा और परिणाम काम गतिविधियों। दूसरे शब्दों में, एक अनुभवी प्रशासक हमेशा जानता है कि उसे क्या और किससे उम्मीद करनी है।

अदिश सिद्धांत

यह नौकरी की जिम्मेदारियों के स्पष्ट विभाजन पर आधारित है। प्रत्येक कलाकार को पता होना चाहिए कि उसे अपने काम के परिणामों के लिए सीधे किसके प्रति जवाबदेह होना चाहिए, और किसकी गतिविधियों को स्वतंत्र रूप से विनियमित करना चाहिए। यह सिद्धांत संपूर्ण संगठनात्मक प्रणाली के अधीनस्थों और नेताओं के बीच सेवा संबंधों की श्रृंखला को इंगित करता है। यह रेखा जितनी अधिक अभिव्यंजक होगी, कर्मचारियों के बीच उतना ही प्रभावी प्रबंधन और संचार होगा। किसी भी अधीनस्थ को इस बात की सटीक समझ की आवश्यकता होती है कि कौन उसे अधिकार सौंपता है और किसको उन मुद्दों को स्थानांतरित करना है जो उसकी क्षमता की सीमाओं के भीतर नहीं हैं।

अधिकार के स्तर का सिद्धांत

यह उपरोक्त दो सिद्धांतों को जोड़ती है। प्रत्येक कर्मचारी को उसे सौंपे गए अधिकार के दायरे को स्पष्ट रूप से समझना चाहिए और अपने स्तर पर अपने अधिकार के अनुरूप समस्याओं को हल करना चाहिए, और इन मुद्दों को उच्च प्रबंधन को स्थानांतरित नहीं करना चाहिए।

अन्यथा, एक गतिरोध उत्पन्न हो सकता है जब प्रबंधकों को फिर से उन मुद्दों का सामना करने के लिए मजबूर किया जाएगा जो पहले से ही अधीनस्थों को सौंपे जा चुके हैं। इस नियम का उपयोग करते समय, न केवल शक्तियों का हस्तांतरण होना चाहिए, बल्कि जिम्मेदारी का प्रतिनिधिमंडल भी होना चाहिए।

अपेक्षित परिणामों के आधार पर सिद्धांत

दर्शाता है कि संगठन की सभी गतिविधियों के लिए सावधानीपूर्वक योजना बनाने की आवश्यकता है। सभी असाइनमेंट के स्पष्ट उद्देश्य और विशिष्ट अपेक्षित परिणाम होने चाहिए। अन्यथा, प्रबंधक केवल कर्मचारियों के बीच कार्यों को सक्षम रूप से वितरित करने में सक्षम नहीं होगा, इस बात की पूरी जानकारी के बिना कि क्या अधीनस्थों के पास उन्हें सौंपे गए कार्य के लिए पर्याप्त अधिकार हैं।

एक व्यक्ति के प्रबंधन का सिद्धांत

कलाकार और नेता के बीच घनिष्ठ संबंधों के आधार पर। सहयोग का स्तर जितना अधिक होगा, अधीनस्थ की व्यक्तिगत जिम्मेदारी की भावना उतनी ही मजबूत होगी और परस्पर विरोधी आदेश प्राप्त करने की संभावना कम होगी। यह महत्वपूर्ण है कि कर्मचारी को केवल एक बॉस द्वारा भ्रम और ऐसी स्थिति से बचने के लिए कार्य सौंपा जाता है जब "बाएं हाथ को नहीं पता कि दाहिना हाथ क्या कर रहा है।"

बिना शर्त जिम्मेदारी का सिद्धांत

यद्यपि जब एक अधीनस्थ को सौंपे गए कार्य के परिणामों के लिए प्राधिकरण, प्राधिकरण और जिम्मेदारी को एक साथ स्थानांतरित किया जाता है, तो यह उस पर लगाए गए दायित्वों के प्रबंधक को राहत देने का एक कारण नहीं है। यह बॉस है जो कार्य को सौंपने का फैसला करता है, इसलिए वह अभी भी अधीनस्थों के काम और कार्य के निष्पादन के लिए जिम्मेदार है। निष्पादक किए गए कार्य के लिए जिम्मेदार हैं, और प्रबंधक अधीनस्थों के कार्यों के लिए जिम्मेदार हैं। इस सिद्धांत का विशेष महत्व है जब उच्च स्तर के अधिकार वाले राज्य शक्तियों और अन्य लोगों का प्रतिनिधिमंडल किया जाता है।

अधिकार और जिम्मेदारी को संतुलित करने का सिद्धांत

इंगित करता है कि प्रत्यायोजित प्राधिकारी को अधीनस्थ को सौंपी गई जिम्मेदारियों के अनुरूप होना चाहिए। यदि अधिकार का दायरा जिम्मेदारी से कम है, तो कलाकार उसे हस्तांतरित कार्य को पूरी तरह से नहीं कर पाएगा, लेकिन यदि यह अधिक है, तो लगाई गई शक्तियों के बेकार होने या आधिकारिक पद के दुरुपयोग की स्थिति उत्पन्न हो सकती है।

प्रत्येक प्रशासक को अधिकार और जिम्मेदारी के प्रतिनिधिमंडल को सक्षम रूप से व्यवस्थित करना चाहिए। ऊपर चर्चा किए गए सिद्धांत इसमें उनकी मदद करेंगे।

शक्तियों के प्रकार

संगठन की प्रणाली में, वर्तमान लक्ष्यों और आवश्यकताओं के अनुसार, विभिन्न प्रकार की शक्तियों का आवंटन किया जा सकता है। वे विभागों की गतिविधियों और उनकी समग्र कार्यक्षमता से निर्धारित होते हैं।

रैखिक

इन शक्तियों को सीधे सिर से कलाकार को हस्तांतरित किया जाता है और आगे योजना के अनुसार। लाइन शक्तियों वाला एक मालिक अन्य मालिकों के साथ पूर्व सहमति के बिना अपनी क्षमता की सीमाओं के भीतर निर्णय लेने में सक्षम होता है। इन शक्तियों की क्रमिक योजना प्रशासन के स्तरों का एक पदानुक्रम बनाती है।

उसी समय, प्राधिकरण और जिम्मेदारी का प्रतिनिधिमंडल केवल एक व्यक्ति के आदेश के सिद्धांत और साथ ही, नियंत्रणीयता के मानदंडों को ध्यान में रखते हुए होता है। एक व्यक्ति के आदेश के सिद्धांत के लिए, इसकी चर्चा ऊपर की गई थी।

यह सिद्धांत दर्शाता है कि प्रत्येक कर्मचारी पर केवल एक प्रबंधक हावी होता है, और कर्मचारी केवल अपने तत्काल वरिष्ठ को रिपोर्ट करता है। और नियंत्रण दर उन कर्मचारियों की संख्या है जो किसी विशिष्ट नेता को रिपोर्ट करते हैं।

हालांकि, नेतृत्व योजना में जंजीरों की संख्या में उल्लेखनीय वृद्धि के साथ, सूचना के परिचालन आदान-प्रदान में एक मजबूत मंदी है। इस वजह से, संगठनात्मक ढांचे में अन्य शक्तियों को शामिल करने की आवश्यकता है।

कर्मचारी

यह निर्धारित करने के लिए कि कर्मचारियों की कौन सी श्रेणियां मौजूद हैं, आपको पहले कर्मचारियों के कार्यालयों के प्रकारों को अलग करना होगा, जिनमें से निम्नलिखित प्रतिष्ठित हैं:

1. विशेष समस्याओं को हल करने के लिए सलाहकार तंत्र का उपयोग किया जाता है। यह अस्थायी और स्थायी दोनों तरह से काम कर सकता है।
2. सर्विसमैन - निर्दिष्ट सेवाओं को करने के लिए प्रयुक्त होता है (उदाहरण मानव संसाधन विभाग होगा)।
3. व्यक्तिगत सेवा उपकरण की एक उपश्रेणी है। इसका गठन तब होता है जब प्रमुख किसी सहायक या सचिव को नियुक्त करता है। यहां सभी सदस्यों के पास उच्च औपचारिक अधिकार हैं।

तदनुसार, किसी भी उपकरण को हस्तांतरित की जा सकने वाली शक्तियों को विभाजित किया गया है:

1. सिफारिशें - सलाहकार मुख्यालय द्वारा लागू, जिनके अधिकार पेशेवर सिफारिशों तक सीमित हैं।
2. तंत्र के साथ-साथ उनके निर्णयों के प्रमुखों को अनिवार्य अनुमोदन प्रदान किया जाता है।
3. समानांतर - उन मामलों में उपयोग किया जाता है जहां तंत्र प्रबंधन के निर्णयों को रद्द कर सकता है, घोर उल्लंघन को रोकने के लिए उपयोग किया जाता है। उदाहरण के लिए, जहां दो हस्ताक्षरों की आवश्यकता होती है, वहां बड़ी खरीदारी करते समय समवर्ती क्रेडेंशियल्स का उपयोग उचित होता है।
4. कार्यात्मक - वे उच्चतम स्तर पर हैं, वे दोनों कुछ कार्यों की अनुमति दे सकते हैं और रद्द कर सकते हैं। उनका उपयोग व्यापक हो गया है, खासकर रोजगार नियंत्रण और लेखांकन विधियों जैसे क्षेत्रों में।

अतिरिक्त उपकरणों का उपयोग बड़ी संख्या में कर्मचारियों वाली कंपनियों में प्रबंधन संरचना को सरल बनाने में मदद करता है। कंपनी के सभी विषयों की घनिष्ठ और उचित रूप से संरचित बातचीत के लिए धन्यवाद, पूरे संगठन की प्रभावशीलता बढ़ जाती है। प्रभावी प्रबंधन के लिए, अन्य पक्षों को भी ध्यान में रखा जाना चाहिए: प्राधिकरण के प्रतिनिधिमंडल के सिद्धांत, आवश्यकताएं, विशेषताएं, प्रकार आदि।

प्रतिनिधिमंडल का उपयोग किसी भी प्रबंधक के लिए महत्वपूर्ण है। यह सभी कर्मचारियों के अधिकारों और जिम्मेदारियों को स्पष्ट रूप से अलग करते हुए, कार्य प्रक्रिया को सक्षम रूप से व्यवस्थित करने में मदद करता है। कलाकारों के लिए काम करना बहुत आसान होता है जब वे जानते हैं कि उनके लिए क्या आवश्यक है और उन्हें क्या परिणाम प्राप्त करने की आवश्यकता है। इसके अलावा, प्रतिनिधिमंडल एक महत्वपूर्ण कारक है जिसका उपयोग प्रत्येक कर्मचारी की दक्षता बढ़ाने और प्रबंधक के लिए रणनीतिक रूप से महत्वपूर्ण कार्यों को हल करने के लिए अतिरिक्त समय खाली करने के लिए किया जाता है, जो तदनुसार, पूरे सिस्टम की दक्षता और उत्पादकता में वृद्धि की ओर जाता है।