Каждому финансовому директору приятно гордиться результатами своей работы: разместить свободные денежные средства на выгодных условиях, верно определить точку безубыточности и застраховать по ней валютные риски, внедрить новую систему расчета KPI, которая бы понятно и просто отражала результаты работы всех подразделений. Но иногда приходится сконцентрировать свое внимание не на традиционных финансовых вопросах, а на обосновании численности и загруженности финансового подразделения. Расскажу, как составить подробное описание функционала финансового подразделения, разделить его на операции, оценить их трудоемкость и эффективность, выполнения а также загруженность персонала.

Обычно численность финансового блока получается из штатного расписания и рассчитывается как некая норма относительно конкретного показателя. Чаще всего в качестве модели-эталона берется действующее предприятие, то есть численность подразделений административно-хозяйственного аппарата, к которым относится и финансовый отдел, нормируется общей численностью предприятия.

В каких случаях необходимо обосновать численность финансового блока

Никто не будет спорить, что правильно определить потребность в количестве работников, рационально распределить загрузку подразделения очень важно. Здесь не работает принцип «чем больше, тем лучше». Временно свободные денежные средства мы можем эффективно разместить на депозит или НСО, неликвидные материалы можно продать с прибылью или сэкономить на аренде помещений, но с лишними работниками сложнее. Как бы противоречиво ни звучало, но при излишней численности равномерно распределить нагрузку также сложно: всегда будет персонал, у которого загруженность намного меньше по сравнению с коллегами, а соответственно нарушается принцип справедливости вознаграждения.

Хотя объективно, чаще всего мы находимся в ситуации дефицита персонала, и здесь картина иная: постоянные переработки, являющиеся одной из причин текучести персонала . Это существенно затрудняет не только повышение эффективности работы, но поддержание ее на достаточном уровне.

Достаточно непроста ситуации, когда правила и условия реализации финансовых бизнес-процессов централизованно закреплены головной компанией, функционал и объемы работы финансового блока более чем известны, а численность вы получаете просто из некоего удобного варианта штатного расписания и понимаешь, что шансов пересмотреть его в следующем году как уверяет отдел кадров практически нет. Или же более сложная ситуация, когда при выполнении плана по сокращению численности получаете указание по своему подразделению сократить людей или вакансии по причине низкой оценки загруженности («нечего делать») или высокой оценки работы («и так хорошо справляются»).

Обоснование численности при разделении компании

На личном опыте я сталкивалась с необходимостью фундаментального обоснования численности финансовой службы несколько раз: при создании финансового подразделения «с нуля», при разделении организации на две по видам деятельности и регулярно - при обосновании загруженности действующего подразделения.

Наиболее интересный опыт был при разделении видов деятельности и создании из одного предприятия двух, в каждом из которых были полноценный финансовый отдел/управление. Численность финансового управления до разделения составляла 8 человек. Для того, чтобы были более понятны составляющие бизнес-процессов, опишу коротко функционал этого финансового подразделения.

Финансовое управление включало как стандартный набор бизнес-процессов: казначейская функция (организация платежей, работа с кредитами, займами депозитами и т.д.); управление дебиторской и кредиторской задолженностями , бюджетирование, финансовый анализ, финансовое планирование. Кроме того, для управляемых и дочернего обществ финансовое управление головной Компанией было назначено Бюджетным центром 2-го уровня (это подразумевало ежедневный акцепт платежей и координацию формирования бюджета движения денежных средств). Ведение бухгалтерского и налогового учета было выведено на аутсорсинг , и финансовое управление занималось вопросами сопровождения налоговых, аудиторских проверок, годовых инвентаризаций и формирования учетных политик.

Действующая организация (назовем ее АО 1) планировала практически сохранить численность своей финансовой службы пропорционально общей численности (3 человека), а вновь создаваемая (АО 2) получала остаток численности, т.е. разницу и объем работы незначительно отличающийся от первоначального (до разделения). На организации AO 1 приходилось 60% выручки после разделения и в течение первых 4 месяцев после функционирования в новом качестве оставалось только два филиала, ведущих производственную деятельность, а дочернее общество переходило на AO 2 (см. также, чем отличается филиал от дочернего общества ). Таким образом, вся филиальная структура, управляемые и дочернее общество переводились на AO 2.

Основная особенность ситуации была, что все сотрудники финансового подразделения сохраняли за собой рабочие места, а это, несомненно, очень важно, но некоторые получали условия работы, а другие - условия выживания, так как продолжительность стандартного рабочего дня сотрудников финансового управления AO 2 превышала 13 часов.

Варианты действий

Было два варианта действий.

Первый - принять все как есть, исключить из важных вторичных бизнес-процессов (анализ бюджета движения денежных средств , далее БДДС, контроль исполнения платежного дня и т.п.), который в действительности могут быть очень полезны для управленческих решений. Но при этом весь смысл финансовой работы, а тем более профессионализма сводился бы на нет, а загруженность персонала при такой организации работы оставалась бы высокой.

Второй вариант - до утверждения штатных расписаний в головной компании, получить поддержку курирующего финансового департамента самой компании, а для этого надо было найти способ наглядно показать, что потребности организации в совершенно ином составе финансового блока чтобы быть полноценным дочерним предприятием крупной и серьезной компании. В моей ситуации словесное описание функционала и тот факт, что он же и остается был не убедителен, наличие филиалов не принималось как довод, т.к. там тоже были представлены финансисты. Это должно было что-то, что одновременно отвечало на вопросы:

• что делает финансовый блок;
• почему это нельзя сделать иначе;
• почему для этого нужно конкретное количество человек (не меньше)?

Какие факторы влияют на численность ФЭС

Основные особенности финансовой службы, которые определяют ее численность:

• наличие постоянных (например, формирование платежей, месячного БДДС) и сезонных операций (формирование годового БДДС, учетных политик по бухгалтерскому и по налоговому учету);
• постоянные и сезонные операции ограничены конкретными временными рамками: для платежей – это режим работы банков, для отчетности – это конкретные установленные сроки;
• большинство процессов в финансовой службе должно идти параллельно;
• простые операции типа формирование платежных поручений будут одинаковы по трудоемкости в разных организациях одной компании, а формирование БДДС, плана дебиторской и кредиторской задолженности зависит от многих факторов, в том числе количество договоров и контрагентов;
• количество и состав управленческой отчетности (особенно актуально при наличии головной компании).
• отсутствие прямой зависимости численности финансового отдела от общей численности организации (данный вопрос для финансовой службы закрывается наличием зарплатного проекта);
• отсутствие прямой зависимости от размера доходной и расходной части бюджета организации (т.к. одна и та же сумма затрат может предполагать один договор, один платеж или 10 договоров и 20 платежей);
• количество филиалов rомпании, принцип их формирования (территориальный или производственный и финансовой политики в части работы с ними (на основе централизации или децентрализации);
• при разделении компании по части операций возникает «эффект разделения», например, когда вместо одного БДДС, прогнозного баланса, платежного календаря и т. п. формируется два, но разные по суммам статей и итогов, а соответственно их суммарная трудоемкость будет выше, чем до разделения.
• при слиянии компаний по части операций возникает обратный эффект - «эффект слияния».

Зафиксированного и единого для всех норматива времени по операции финансового специалиста не существует, но есть очень понятный для всех норматив- продолжительность рабочего дня. Мы все понимаем, что этот параметр, особенно в пиковые сезоны, фактически является ненормируемым, но при этом есть допустимые и для него пределы. Именно эта мысль легла в основу расчета-обоснования.

В результате появился алгоритм, который позволяет показать подробное описание всего функционала финансового подразделения, наполнение его операциями, их трудоемкость и эффективность выполнения, а также загруженность самого персонала (тем самым сразу ответить на вопрос: «а может быть вы что-то не так распределили по обязанностям?»). Логика расчета в том, что весь годовой фонд рабочего времени сводится к определению количества часов одного рабочего дня. По предложенному первоначальному разделению сотрудники АО 1 получали 4 часовой рабочий день, а сотрудники АО 2 – 13-часовой, что практически сводило на нет и выходные. При этом контрольные установленные сроки никто не отменял.

Алгоритм сбора этой информации распишем по шагам.

Единого для всех норматива времени по операции финансового специалиста не существует, но есть очень понятный для всех норматив- продолжительность рабочего дня. Его мы и использовали для расчета и обоснования численности.

Шаг 1. Описание бизнес-процессов

Подробно описываем все бизнес-процессы, которые курирует финансовое подразделение, расписав их на этапы или функции-операции. Например, организация и осуществление платежей. Она включает в себя этапы от принятия задания на платеж, формирования реестра платежей до непосредственного отправления платежных поручений в банк и анализов результатов платежного дня. В результате должен получиться подробный алгоритм работы по положению о подразделении и всем должностным инструкциям, скорректированным на обязанности, которые присутствуют фактически.

Функции, которые присутствуют фактически, даже если они не являются профильными, включаем обязательно. Это может дать возможность снять с подразделения обязанности, которые закреплялись по остаточному принципу, исторически персонально за кем-то и так и остались, или обязанности, которые были закреплены за подразделением ошибочно, пока конкретный бизнес-процесс был не прозрачен.

Шаг 2. Определение нормируемых процессов

Определяем, какие процессы являются нормируемыми. Для этого можно зафиксировать время на одну функцию-операцию, количество документов, результатов на выходе, и определить это время. Например, время на одно платежное поручение, количество платежных поручений, количество договоров и т. п.

Мы работали в платежной системе SAP R/3 и могли посмотреть количество платежных поручений и интервал времени в самой системе. Среднее время исполнителя на одно платежное поручение по новому контрагенту составило 4,52 мин. При работе непосредственно в системе Банк-клиент это также не составит труда.

Я советую, достаточно подробно дробить эти бизнес-процессы на функции операции. Так, финансовая экспертиза договоров включает чтение текста договора, написание замечаний, согласование устранения замечаний. Следует также определять связи между их количеством, так как это формирует фонд рабочего времени этих операций и позволяет определить изменение загруженности, если увеличивается именно объем платежей, изменяется схема их согласования и т. д.

К условно ненормируемым процессам можно отнести финансовый анализ, формирование прогнозного баланса, финансовое моделирование. По этим процессам рассчитайте общее время на их осуществление.

Шаг 3. Выделение условно нормируемых процессов

Выделяем процессы, которые являются условно ненормируемыми. К таким может относиться финансовый анализ при наличии описательной части, формирование прогнозного баланса, финансовое моделирование. По этим процессам надо определить общее время на их осуществление, проанализировав имеющиеся случаи их исполнения.

В нашем случае на формирование первоначального (первая итерация) годового БДДС уходило 14 полноценных рабочих дней, а далее этот процесс расписать по бизнес-операциям, т.е. от общего к частному. Например, укрупненно процесс формирования годового БДДС, включая БДДС исполнительного аппарата, экспертиза БДДС филиалов и консолидация в сводный бюджет, подготовка аналитических таблиц к защите и загрузка БДДС в SAP BW.

Эти процессы не будут детально расписаны как нормируемые, но важно выделить только те части внутри них, которые можно более-менее нормировать по времени. Так, если требуется заполнение или загрузка формуляра в систему, то эту операцию можно определить конкретным временем или, например, заполнение вспомогательных таблиц на основе БДДС (их формат не меняется, как правило). А вот прогнозный баланс, который являлся составной частью пакета обосновывающих документов, мог формироваться до двух дней (при наличие всех необходимых форм и данных).

Формирование годового, месячного плана БДДС – процесс длительный, связанный с высокой неопределенностью относительно временных затрат. Каждая статья БДДС имеет свою специфику расчета при планировании, свое количество проверочных показателей, что не позволяет определить время на план БДДС как произведение затрат времени на одну его статью и количество активных статей. При формировании факта БДДС это сделать таким образом возможно, так как трудоемкость процесса будет зависеть от количества платежей. При этом в нашем случае доходные и расходные статьи БДДС формировались большим количеством платежных поручений, поэтому отчет по БДДС занимал в 2 раза больше времени, хотя кажется более простым по исполнению.

Таким образом, даже очевидные процессы полезно разложить более детально и увязать их с общими параметрами.

Шаг 4. Определение количества операций по каждой функции

По каждой функции-операции определяем частоту операций в месяц. Если это платежные поручения, согласование договоров, ставим количество платежных поручений, договоров в месяц. Если операция делается один раз в год, то ставится в месяц 1/12 операции в месяц, если ежеквартально, то 1/4 и т.п.

Например, формирование реестра платежей у нас происходило ежедневно. Состав реестра был разный, но в среднем на его формирование уходил час рабочего времени. Ведение зарплатного проекта после выпуска всех пластиковых карт занимало условно 4,5 минуты в день, т.к. сам перевыпуск карт в тот момент требовался 1 раз в 2 года

Далее затраты времени в месяц делятся на количество рабочих дней. В нашем случае мы брали 21 день и складывали их по конкретному бизнес-процессу. Таким образом, мы выравниваем все ежедневные и сезонные операции в один рабочий день в виде определенных долей. В результате получается дневной фонд рабочего времени, который мы нормируем 8-ми часовым рабочим днем и определяем потребность в количестве персонала иными словами численностью персонала, приводя продолжительность рабочего дня к нормальной

Отдельно хочу обратить внимание, что численность обосновывается только через продуктивное использование рабочего времени. Отдельно по минимуму учитываем затраты времени на организационно-технологическое обслуживание рабочего места, отдых и личные потребности между операциями. Потери времени, связанные, например, с неисправностью сканера, сбоем работы системы Банк-Клиент не учитываются, так как они должны быть устранены вне зависимости от функционала финансового подразделения (заменой или ремонтом сканнера).

Численность обосновывается только через продуктивное использование рабочего времени. Отдельно по минимуму учитываем затраты времени на организационно-технологическое обслуживание рабочего места, отдых и личные потребности между операциями.

Шаг 5. Разделите функционал

Рекомендуем рассчитывать функционал исполнителей отдельно, а руководителей в части административной функции - отдельно. Если подразделения большие и внутри есть начальники подразделений, то также стоит проверить на нормы управляемости и функционал каждого руководителя. Если руководитель подразделения берет на себя часть исполнительской работы внутри конкретного бизнес-процесса (например, написание пояснительной записки к годовому БДДС, формирование прогнозного баланса и т. д.), то одна часть его рабочего времени обосновывается внутри исполнительских функций, другая часть расписывается как административная. Все зависит от политики организации по данному вопросу. Как правило в крупных компаниях около 50% времени руководителя может уходить на участие в совещаниях и встречах и надо понимать, что одновременно с этими процессами руководитель не сможет работать исполнителем конкретных отчетных форм и это надо учитывать при их закреплении.

Шаг 6. Анализ результатов

Анализ полученных результатов – это очень важный этап, так как, кроме упущенных моментов или преувеличенных, можно получить направления для дальнейшей работы, в том числе и после согласования численности.

Во-первых, надо еще раз проанализировать полученную численность. Особенно при пограничном значении от одного количества к другому (9,5–9,6), так как в предложенном расчете стоит округление по математическим правилам. Во-вторых, сразу посмотреть, нет ли процессов, которые в силу своей организации разными специалистами друг друга дублируют.

Например, у нас выявилось, что проверку лимитов БДДС выполняет и сотрудник, который ведет его планирование и сотрудник, который принимает задания на платеж, поэтому мы данный процесс автоматизировали на этапе регистрации задания на платеж и исключили участие двух сотрудников.

Также выяснилось, что ежемесячно на согласовании в финансовом блоке находиться более 300 договоров, и это 5,42 часа ежедневной работы, то есть полноценный сотрудник. Однако закреплять это все за одним человеком нерационально, а сохранять такой же принцип курирования, как по управляемым обществам и филиалам тоже неверно, ведь по количеству они распределяются неравномерно. По этой причине финансовая экспертиза договоров была вменена в обязанности всем сотрудникам.

Если полученный расчет будет обоснованием и вынесен для защиты, еще раз убедитесь, что у второй стороны нет аналога для сравнения. В любом случае, не надо стремиться сознательно завышать результат.

Отдельно обратите внимание по позициям, функционал которых заявляется, как «вакансия». Основной риск оценки при определении норматива (особенно ненормируемой операции) по сильному специалисту – это занизить численность и создать риск срыва работы, так как возможность создания финансовой службы из равноценных специалистов данной группы ограничена. По этой причине надо определить оптимальную эффективную оценку, которую реально поддержать в рабочем режиме.

Все затраты по имеющимся обязанностям в соответствии с должностными инструкциями разделите по конкретным специалистам или вакансиям и проверьте их загруженность. Важность этой процедуры в том, что при расчете мы получаем «искусственный рабочий» день в котором операции усредняются на одного работника.

Шаг 7. Разделение затрат по специалистам

Все затраты по имеющимся обязанностям в соответствии с должностными инструкциями разделите по конкретным специалистам или вакансиям и проверьте их загруженность. Важность этой процедуры в том, что при расчете мы получаем «искусственный рабочий» день в котором операции усредняются на 1 работника.

Кроме того, специфика работы не позволяет совмещать в обязанностях одного сотрудника определенное сочетание функций-операций (например, формирование платежей и БДДС, так как идет пересечение большого объема трудоемких постоянных процессов и т.п.) В результате такого распределения мы можем увидеть, что загруженность разных равноценных по штатному расписанию позиций на самом деле разная (это может быть загрузка двух специалистов 4 и 12 часов в день соответственно). В этом случае надо перераспределять сочетание обязанностей.

Настоятельно рекомендую, не исключать этот шаг. Это очень важно сделать для эффективной организации работы и в случае, если встает вопрос сохранить фактическую численность подразделения. Плюс, при защите численности или обосновании потребности на увеличение это будет ответом на замечание «вы неэффективно организовали работу, у вас не все загружены».

Кто отвечает за описание функционала финансового подразделения

На вопрос, кто должен формировать подобное описание действующего финансового подразделения, однозначного ответа нет. Лично я придерживаюсь точки зрения, что это должен быть человек, обладающий экспертными знаниями по всем бизнес-процессам финансового подразделения, поэтому это должен быть руководитель финансового службы или его заместитель, но никак не специалист кадровой службы.

В детализации бизнес-операций и определении их первоначальной трудоемкости должны участвовать специалисты – исполнители конкретных функций-операций. Руководитель в данной ситуации ответственен за оценку реальности этой трудоемкости, а также анализа полученного результата на логику и достоверность.

Как защитить численность финансовой службы

В случае, если вам предстоит защита численности перед генеральным директором, собственником или, как в нашем случае, курирующем департамент головной компании, очень важно заручиться поддержкой и пониманием содержания вашего расчета от кураторов или руководителя вашего направления. Большим плюсом будет подтверждение специалистом, курирующим конкретный финансовый бизнес-процесс в компании, что у вас все организовано правильно и параметры времени не завышены.

Все вспомогательные данные (например, количество договоров, платежных поручений, аналитических отчетов), которые могут быть выгружены из системы и проверены, должны быть предоставлены в виде простых аналитических таблиц.

Ни в коем случае не наполняйте расчет несуществующими обязанностями и формами отчетности, а по отчетам, которые внедрили сами будьте готовы обосновать и доказать, что они не лишние и эффективные для работы.

Если есть непрофильные обязанности, и вы будете обосновывать их передачу в другие отделы, то оцените риск, чтобы необоснованно не поставить вопрос сокращения работника, которых их исполнял.

Будьте готовы подтвердить фактами, что у вас все работники подразделения загружены и у них достаточная квалификация.

Хотелось бы предупредить сразу, что первоначальный расчет по прилагаемому алгоритму достаточно затратный по времени, но в дальнейшем его актуализовать и использовать в работе можно очень оперативно.

Если у Вас стоит вопрос оптимизации численности после автоматизации финансовых бизнес-процессов, например, платежей или бюджетирования, то необходимо посчитать по данному формату трудоемкость процессов «до и после». Из расчета будет понятно, какой эффект произошел. Возможно, из-за ускорения операций действительно потребуется сокращение численности, возможно, ваш персонал был изначально перегружен и автоматизацией вы привели режим работы к нормальному, а возможно наоборот - потребуется большая численность на операторскую работу.

Мы столкнулись с тем, что при формировании платежных поручений в SAP / R3 все отчеты действительно формировались автоматически («путем нажатия одной кнопки»), но трудоемкость формирования самого платежного поручения увеличилась в 4 раза, т.е. нам потребовалось и перераспределение обязанностей, и увеличение персонала.

Если у вас происходит разделение предприятия или их слияние, формирование филиальной структуры, то также расчет «до и после» будет наглядно показывать, какие направления работы претерпевают изменения.

Кроме того, в процессе работы были выявлены дополнительные направления использования разработанного формуляра для расчета численности:

• равномерно распределить нагрузку на специалистов финансового блока создании должностных инструкций;
• создать внутри подразделения должности равнозначные по ценности;
• положительный результат дает одновременное направление единого шаблона для определения численности на филиалы, в управляемые и зависимые общества;
• можно сравнить предлагаемые разными специалистами нормы времени по операциям и обменяться опытом оптимизации бизнес-процессов;
• можно определить проблемные места в загруженности, разработать мероприятия по повышению эффективности конкретных операциям и оценить влияние на снижение трудоемкости
• можно оперативно оценить и смоделировать как повлияет на загруженность дополнительный объем работы.

В заключении хотелось бы добавить, что в нашем случае мы смогли защитить полноценную численность финансового управления для предприятия AO 2 для начала его деятельности, обосновали увеличение количества финансистов по 4 филиалам при переводе их на SAP R/3, сохранили численность финансовых блоков всех управляемых обществ.

ВИДЕО: Как регламентировать работу финансовой службы

Формируя структуру финансовой службы компании, необходимо идентифицировать и описать основные процессы финансовых подразделений и потратить время на разработку регламентов для каждого подразделения финансового блока. Регламенты – это основные инструкции и процедуры, описывающие и контролирующие финансовые бизнес-процессы компании (финансирование, проведение платежей, бюджетирование, учет, составление финансовой отчетности и т.д.). Как регламетировать работу финансовой службы, на видео рассказывает Максим Сахаров, вице-президент по финансам транспортной группы FESCO.

Определение унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплаты. Рассмотрение особенностей кадрового планирования персонала. Расчет численности основных рабочих по трудоемкости. Изучение сущности типовой номенклатуры должностей.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Как определяется среднесписочная численность работников за год, за месяц, за каждый год. Основные унифицированные формы первичной документации по учету труда и его оплаты

Планирование персонала является составляющей общего планирования деятельности и развития предприятия, направленной на обеспечение пропорционального и динамичного развития персонала. Оно предусматривает определение общей и дополнительной потребности в следующем периоде, а также расчет его квалификационной структуры.

Планирование персонала включает:

* прогнозирование перспективных потребностей предприятия в персонале (по отдельным его категориям);

* изучение рынка труда (рынка квалифицированной рабочей силы);

* анализ состояния рабочих мест предприятия;

* разработка программ и мероприятий по развитию персонала.

Кадровое планирование способствует поддержанию конкурентоспособности предприятия, необходимости его дальнейшего развития и оптимального использования трудовых ресурсов.

Практической основой планирования персонала на предприятии планы экономического и социального развития коллективов.

Все работающие на предприятии делятся на следующие категории: рабочие, руководители, специалисты, служащие, охрана, ученики.

Рабочие, как уже отмечалось, делятся на основных, непосредственно занятых выполнением технологических операций по изготовлению продукции (например, на машиностроительном предприятии - литейщики, токари, сварщики и т.д.), и вспомогательных, которые выполняют различные вспомогательные или подсобные операции по ремонту, транспортировки, изготовление инструмента, обслуживание энергохозяйства т.п.. Рабочие дифференцируются также по профессиям и квалификации. Каждая профессия делится на специальности и разряды в зависимости от уровня квалификации.

На промышленном предприятии рабочие, прежде всего основные, является главным ядром, поскольку от них зависит объем, качество продукции, уровень производительности труда. От работы руководителей и специалистов, уровня их квалификации, ответственности, творчества, исполнительской и трудовой дисциплины, отношение к своим обязанностям зависит эффективность деятельности предприятия, уровень технического прогресса и уровень организации производства.

В современных условиях важно установление минимальной численности, необходимой для ведения производства, улучшение структуры кадров на каждом предприятии.

Для определения нужной численности рабочих, их профессионального и квалификационного состава исходными данными являются производственная программа, нормы выработки и времени, запланированное повышение производительности труда, структура работ. При укрупненных расчетах общая потребность предприятия в кадрах (Ч ) определяется отношением объема производства (Ов ) к запланированному выработки на одного работающего (В ):

М = Ов / В .

Точные расчеты численности необходимо делать отдельно по определенным категориям персонала рабочих-сдельщиков на основе показателей трудоемкости продукции, фонда рабочего времени и уровня выполнения норм; рабочих-повременщиков - с учетом закрепленных зон и трудоемкости обслуживания, норм численности персонала, трудоемкости, нормированных заданий, фонда рабочего времени; учащихся - с учетом потребности в подготовке новых рабочих и плановых сроков обучения.

В зависимости от специфики производства используют различные методики определения численности основных рабочих. Рассчитывая численность основных рабочих по трудоемкости работ, прежде всего нужно определить количество рабочего времени, необходимого для выполнения производственной программы. Для этого определяют количество нормо-часов, необходимых на программу, равное числу продукции, умноженной на действующую норму времени на одно изделие. Учитывая, что установленные нормы времени (выработки), как правило, перевыполняются, необходимо скорректировать потребность в нормо-часах, рассчитанную на основании действующих норм времени, на коэффициент перевыполнения этих норм.

Для определения численности основных рабочих необходимо также определить реальный фонд рабочего времени. Для этого разрабатывают баланс рабочего времени одного рабочего, в котором вычисляют три вида рабочего времени: календарный - количество дней в течение планового года; номинальный - календарное количество дней в плановом году за вычетом выходных и праздничных дней; плановый реальный или эффективный, фонд рабочего времени, получаем после отчисления из номинального фонда целодневных потерь рабочего времени, связанных с планируемыми очередными отпусками, неявками по причине болезни, отпусками по беременности и родам, выполнением служебных и государственных обязанности "связей. Если к плановому реального фонда времени одного рабочего добавить фактическую отпуск с разрешения администрации, прогулы и круглосуточные простой, то получим отчетный баланс рабочего времени одного рабочего.

Количество дней очередного отпуска рассчитывается на основе показателей количества работников по категориям и продолжительности отпуска отдельных групп.

Неявки, связанные с выполнением государственных и общественных обязанностей, планируются на уровне их процента в общем номинальном фонде рабочего времени в отчетном году.

Отпуска по беременности и родам планируются на основе отчетных данных базисного периода и плановой изменения доли женщин в общей численности всего персонала.

Невыходы по болезни в плановом балансе определяются на основании отчетных данных с учетом улучшения санитарно-производственной гигиены и снижения благодаря этому болезней.

Фактическое количество рабочих дней в плановом балансе исчисляется путем вычитания из номинального рабочего времени невыходов, разрешенных законом, а именно:

1) очередных и дополнительных отпусков;

2) отпусков по беременности и родам;

3) невыходов по причинам выполнения государственных и общественных обязанностей.

В отчетном балансе, чтобы установить фактическое количество рабочих дней в году к перечисленным вычетов необходимо добавить также потери времени по причине болезни, с разрешения администрации, круглосуточные прогулы и круглосуточные простои.

После того, как установлено фактическое количество рабочих дней в году, исчисляется средняя номинальная продолжительность рабочего времени. Основой для ее расчета данные о количестве или долю рабочих, имеющих различную продолжительность рабочего дня, установленную законом.

Однако эта продолжительность не остается неизменной, поскольку существуют еще разрешенные законом потери рабочего времени на перерывы кормления детей. Размер этих потерь в плане определяется на основе отчетных данных прошлого года, скорректированных на коэффициент изменения доли женщин в общей численности персонала.

В отчетный баланс включаются потери из-за внутрисменные простои, определяются по «простойными" листьями. Продолжительность простоев в балансе рассчитывается так: за простойными листьями суммируется количество часов, полученная сумма делится на среднесписочную численность рабочих.

Умножив фактическую продолжительность рабочего дня по отчету и по плану, получим реальное (эффективный) рабочее время на одного рабочего в часах.

Для определения численности основных рабочих по трудоемкости расчет выполняется по формуле:

где Чпл - плановая численность основных рабочих, человек;

Тнор - плановый объем работ, нормо-час.;

Квн - плановый процент выполнения норм времени.

Фпл - реальный фонд рабочего времени одного среднесписочного рабочего, час.

На некоторых участках численность отдельных групп основных рабочих, занятых на одних и тех же работах, можно определить по нормам выработки:

где Р - плановый объем работ в натуральных единицах измерения;

Нв - плановая норма выработки в тех же единицах за 1 час.

На аппаратурных и агрегатных работах численность основных рабочих, занятых контролем и наблюдением за агрегатами, определяется по нормам обслуживания (в химической, нефтеперерабатывающей, металлургической промышленности и др.).:

где М - количество единиц оборудования;

С - количество смен;

Коб - коэффициент приведения явочной численности к списочной (в непрерывных производствах определяется отношением номинального времени к явочной, в непрерывных - отношением календарного к явочной);

Но - норма обслуживания, т.е. количество единиц оборудования, которое имеет обслуживаться одним рабочим или бригадой рабочих.

где Ф

Тно - норма времени обслуживания.

Целью планирования численности вспомогательных рабочих является установление рациональных соотношений между основными и вспомогательными рабочими, разработка мероприятий по снижению численности вспомогательных рабочих.

Своеобразие трудовой деятельности вспомогательных рабочих обусловливает специфику в методах расчета их численности. На работах, поддаются нормированию, а также на работах, объем которых установить в зависимости от количества обслуживающих машин, механизмов и агрегатов численность вспомогательных рабочих рассчитывается теми же методами, что и численность основных рабочих по трудоемкости работ, нормам выработки, нормам обслуживания.

В тех случаях, когда производственный объект или оборудование обслуживается группой рабочих и размещения их внутри объекта не определяется, расчет численности осуществляется по нормативам.

Нормативы численности определяются через нормы обслуживания или нормы времени обслуживания.

или

где Р - объем работ;

Но - норма обслуживания, выраженная в тех же единицах, что и объем работы;

Ф - фонд рабочего времени (смену, месяц);

Тно - норма времени обслуживания для соответствующего периода.

Численность вспомогательных рабочих, для которых нельзя установить объем работ, нормы обслуживания, рассчитывается по рабочим местам. Сюда можно отнести: крановщиков, кладовщиков, комплектовщиков и др.

Расчет можно произвести по формуле:

где О - количество рабочих мест;

С - число смен;

Коб - коэффициент приведения явочной численности к списочной.

Дальнейшее совершенствование нормирования должно способствовать более широкому внедрению методов планирования численности вспомогательных рабочих по трудоемкости выполняемых работ и нормативам обслуживания.

Для расчета численности специалистов чаще всего используют нормативный метод, основанный на применении нормативов нагрузки, обслуживание, управляемости и численности специалистов.

Нормативы нагрузки и обслуживания могут применяться в отраслях непроизводственной сферы (например, в здравоохранении, образовании, бытовом обслуживании и др.).. Нормативы численности специалистов целесообразно применять на предприятиях отраслей материального производства. Они предусматривают установление зависимости между количественными и качественными показателями деятельности кадров специалистов и основными технико-экономическими показателями деятельности предприятия, такими как номенклатура или ассортимент продукции, производительность труда, стоимость основных производственных фондов и др.

где Нч -норматив численности специалистов с высшим или средним специальным образованием;

ЧМ - численность специалистов;

И - значение выбранного технико-экономического показателя деятельности предприятия.

На предприятиях все большее распространение получает использование штатно-номенклатурного метода, основанного на плановых показателях развития производства, типовых структурах и штатах, а также номенклатурах должностей, подлежащих замещению специалистами с высшим и средним специальным образованием. С помощью этого метода можно определить как количественную потребность в специалистах на основе штатных расписаний, так и качественную - на основе типовой номенклатуры должностей, определяет уровень классификации и профиль подготовки специалистов.

Типовая номенклатура должностей разрабатывается на всех уровнях управления - от предприятия до министерства и является исходной базой нормативов насыщенности специалистами и потребности в них в разрезе специальностей.

Нормативный коэффициент насыщенности в каждом плановом периоде рассчитывается отношением нормативной численности специалистов к среднесписочной численности работников. Общая потребность определяется умножением нормативного коэффициента насыщенности специалистами (Кн) на плановую численность работников в данном году (Чпп):

ЧМ = Кн * Чпп

На предприятиях анализируется выполнение плана по численности и состава работников. Целью этого анализа является:

* определение соответствия между фактической и плановой численностью работников в целом и по отдельным категориям;

* распределение работников по характеру производства (основное и вспомогательное);

* определение состава работников по полу, стажу, возрасту и образованию;

* выяснения причин отклонения фактической численности от плановой;

* установление качественных изменений в составе работников;

* выявление размеров и причин текучести.

Для определения соответствия между фактической численностью работников по каждой категории и плановой необходимо определить абсолютные и относительные излишки или недостачу работников. Абсолютные величины избытка или нехватки равны разнице между фактической и плановой численностью. Относительный избыток или относительная нехватка определяются с учетом выполнения плана выпуска продукции. кадровый персонал должность

Пример. Плановая численность рабочих составляет 4000 человек, а фактическая - 4200 человек. При этом план выпуска продукции выполнен на 110%. Абсолютный излишек равен 200 человек (4200 - 4000). Такой же будет относительная нехватка 4200 - (4000 - 110/100) = - 200 человек.

Детальный анализ численности по структуре персонала позволяет выявить тенденцию в изменении численности работников. В результате анализа состава рабочих по профессиям и квалификациям определяют средний квалификационный разряд. Например, средний разряд рабочих - 2,64, а работ - 2,34; если средний разряд работ ниже среднего разряда рабочих, то в этом случае необходимо загружать предприятие тяжелой и сложной работой, иначе предприятие должно доплачивать тем рабочим, разряд которых выше разряда выполняемой ими работы. Это приведет к перерасходу фонда заработной платы и рост себестоимости продукции. Если средний разряд работ выше, чем средний разряд рабочих, то необходимо составить план подготовки и повышения квалификации работников на предприятии по специальностям и категориям.

Соответствие руководителей и специалистов квалификационной категории можно определить по результатам аттестации с помощью аналитического показателя - среднего аттестационного балла:

где Аб - средний аттестационный балл данной функциональной группы руководителей, специалистов и служащих;

Б - конкретный аттестационный балл;

Ч - численность руководителей, специалистов и служащих, имеющих данный аттестационный балл (по трехбалльной системе - "отлично", "хорошо", "удовлетворительно").

Отдельно определяется дополнительная потребность в квалифицированных рабочих и специалистах. Методика вычисления такой необходимости - разработка балансовых расчетов.

Балансовые расчеты на предприятиях является составной комплексных планов экономического и социального развития. Они тесно связаны с перспективами развития производства, с внедрением организационно-технических мероприятий.

Дополнительная потребность предприятия в рабочих отдельных профессионально-квалификационных групп определяется как разница между фактической численностью рабочих, скорректированной на предположено в расчетном периоде уменьшение рабочих, и численностью, рассчитанной на перспективу. Количественная величина изменения численности рабочих в запланированном периоде может быть со знаком "плюс", что свидетельствует о дополнительной потребности в кадрах по отдельным профессионально-квалификационным группам. На этой основе определяют потребность в подготовке и повышении квалификации кадров. В случае знака "минус" общая потребность в данной профессионально-квалификационной группе уменьшается. Это обусловливает высвобождение рабочих.

На предприятиях целесообразно дополнительную потребность обеспечивать, прежде всего через переподготовку и повышение квалификации своих работников. Для этого необходимо провести анализ фактического профессионально-квалификационного состава рабочих с учетом уменьшения численности некоторых работников, которые в запланированном периоде остаются на предприятии или будут освобождены по отдельным профессионально-квалификационным группам. На стадии анализа определяется потребность в повышении квалификации и переподготовке работников предприятия. Это создает предпосылки для их успешного профессионально-квалификационного продвижения, выявления контингента занятых неквалифицированным, низко квалифицированной и непривлекательной трудом. На базе этого разрабатывается план повышения профессионально-квалификационного уровня работников.

В балансовом расчета существенным является определение величины последующего уменьшения рабочих и величины привлечения кадров в профессионально-квалификационным группам.

Разработка балансового метода планирования с учетом спроса и предложения рабочей силы на рынке труда, технического развития, изменений в характере и сущности труда, в профессионально-квалификационном составе работников дает возможность обеспечить необходимые темпы и пропорции расширенного воспроизводства рабочей силы.

В случае выявления потребности в квалифицированных рабочих необходимо определить круг лиц, относящихся к квалифицированным рабочих кадров. Целесообразно выделить три группы квалификации рабочих в зависимости от разрядов: малоквалифицированные (I-II разряда), квалифицированные (III-IV разряда), высококвалифицированные (V-VIII разряды).

Квалификационные требования рабочих мест и квалификации рабочих характеризуется коэффициентом, который определяется отношением количества работников, занимающих рабочие места согласно квалификационным требованиям, до необходимого количества рабочих.

На основе данных о дополнительной потребности в работниках определяют необходимое количество учащихся в профессионально-технических учебных заведениях.

Общая потребность в специалистах и??служащих определяется в зависимости от трудоемкости закрепленных функций, норм управляемости, уровня механизации управления и с учетом типичных штатных расписаний. Общая потребность в специалистах (Чс) представляет собой сумму численности специалистов на предприятии на начало планируемого периода (Чсб) и величины дополнительной потребности в специалистах (где):

ЧМ = Чсб + Дс

Рассчитывая потребность в специалистах, надо научно обоснованно определить необходимую потребность на прирост (или уменьшение) должностей, замещаемых специалистами в связи с расширением объема работ; на частичную замену практиков, занимающих должности специалистов с высшим и средним специальным образованием, на покрытие природного выбывание работников, занимающих должности специалистов и руководителей.

Дополнительная потребность в приросте должностей представляет собой разницу между общей потребностью в специалистах запланированного и базового периодов.

Вопрос оформления первичных учетных документов чрезвычайно важен для хозяйствующих субъектов. Ведь документы, оформленные в соответствии с законодательством, в частности, подтверждают для целей исчисления налога на прибыль произведенные налогоплательщиком расходы, а также доказывают обоснованность применения вычетов по НДС. Поэтому использование документов, формы которых не соответствуют установленным требованиям, может повлечь неблагоприятные для хозяйствующих субъектов последствия.

В соответствии с ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ первичным учетным документом оформляется каждый факт хозяйственной жизни. Отметим, что до 1 января 2013 г. согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) указанный документ составлялся по каждой хозяйственной операции. Однако понятия "хозяйственная операция" и "факт хозяйственной жизни" не идентичны.

Факт хозяйственной жизни - это сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона N 402-ФЗ). В Законе N 129-ФЗ не было определено понятие "хозяйственные операции", но из п. 2 ст. 1 этого Закона следовало, что таковыми признавались все операции, осуществляемые организациями в процессе деятельности.

Таким образом, содержащееся в Законе N 402-ФЗ понятие "факт хозяйственной жизни" шире понятия "хозяйственная операция", которое использовалось в Законе N 129-ФЗ. И здесь возникает главный вопрос, волнующий специалистов: какие факты хозяйственной жизни могут оформляться первичными учетными документами, которые составлены по формам, самостоятельно разработанным организацией, а когда применение унифицированных форм остается обязательным? Ведь постановления Госкомстата РФ, которыми утверждались унифицированные формы первичной учетной документации, не отменены.

Следует обратить внимание, что с 1 января 2014 г. в ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ уточнено: не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок. Определения понятий мнимых и притворных объектов бухгалтерского учета содержатся в ч. 2 ст. 10 Закона N 402-ФЗ. Кроме того, с указанной даты в ч. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ вступает в силу уточнение, согласно которому обеспечение своевременной передачи первичных учетных документов для внесения содержащихся в них данных в регистры бухгалтерского учета и обеспечение достоверности таких данных осуществляет лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни. При этом лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственности за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.

Согласно ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, применяемых организацией (за исключением организаций государственного сектора), должен определять руководитель организации. При этом в указанном Законе нет требования об обязательном применении унифицированных форм. Напомним, до 1 января 2013 г. применять самостоятельно разработанные формы первичных документов можно было только в случае, если необходимая форма отсутствовала в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ). Однако заметим, что даже при составлении первичных документов не по унифицированным формам налогоплательщикам удавалось отстоять в суде правомерность признания расходов (подробнее см. в Энциклопедии спорных ситуаций по налогу на прибыль).

Разрабатывая собственные формы первичных учетных документов, можно взять за основу унифицированные формы, добавив или удалив часть реквизитов. Кроме того, целесообразно использовать ГОСТ Р 6.30-2003 "Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".

При разработке следует учитывать, что первичный учетный документ обязательно должен содержать реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ:

- наименование и дата составления документа;

- наименование экономического субъекта, составившего документ;

- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

- подписи, фамилии (с инициалами), а также должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо лиц, ответственных за оформления свершившегося события.

Необходимо иметь в виду, что перечень реквизитов по отдельным первичным учетным документам может быть расширен другими нормативными актами. Например, требования к реквизитам путевого листа содержатся в Приказе Минтранса России от 18.09.2008 N 152, принятом во исполнение ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта".

Помимо собственных форм хозяйствующие субъекты могут воспользоваться рекомендованной ФНС России в Письме от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ формой универсального передаточного документа. Данная форма разработана на основе действующей формы счета-фактуры, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137. Помимо обязательных реквизитов счета-фактуры, перечисленных в п. п. 5 , 6 ст. 169 НК РФ, универсальный передаточный документ содержит обязательные реквизиты первичного учетного документа, установленные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. В связи с этим такой документ можно использовать как для отражения факта хозяйственной жизни в целях бухучета, так и в целях обложения НДС и налогом на прибыль. Порядок заполнения отдельных реквизитов, а также перечень операций, для оформления которых можно применять универсальный передаточный документ, содержатся в приложениях к указанному Письму . Кроме того, как пояснила ФНС России, в форму можно включать дополнительные столбцы и (или) вносить дополнительную информацию, необходимую участникам оформляемой операции (Письмо от 24.01.2014 N ЕД-4-15/1121@).

Как уже говорилось, руководителю организации необходимо определить применяемые формы первичных учетных документов (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Следует также обратить внимание на то, что первичный учетный документ может быть составлен в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). А как известно, для обмена электронными документами нужно, чтобы у участников электронного документооборота были совместимыми форматы документов. Соответственно, при разработке собственных форм документов и их форматов возникнет сложность в осуществлении электронного документооборота. Отметим, что на основе унифицированных форм уже разработаны и Приказом ФНС России от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@ утверждены рекомендуемые форматы широко применяемых документов: товарной накладной (ТОРГ-12) и акта приемки-сдачи работ (услуг). В электронном виде эти документы можно передать в налоговый орган (для подтверждения расходов в целях исчисления налога на прибыль и для иных целей по запросу инспекции) и контрагентам.

С 1 января 2013 г. требование о применении унифицированных форм при составлении первичных учетных документов в Законе N 402-ФЗ отсутствует, но их использование привычно для многих хозяйствующих субъектов. Кроме того, самостоятельная разработка форм документов, отличных от унифицированных, требует времени, специальных знаний и дополнительных затрат на настройку программного обеспечения под новые бланки, а применение таких форм может вызвать затруднения в работе как внутри организации, так и с контрагентами.

Запрета на использование унифицированных форм в Законе N 402-ФЗ не содержится, поэтому их по-прежнему можно применять, утвердив такое решение в учетной политике или отдельным приказом руководителя.

Кроме того, отказываться от применения всех унифицированных форм довольно рискованно.

В Информации N ПЗ-10/2012 Минфин России отметил, что обязательными к применению остаются формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании (например, формы кассовых документов).

Действительно, Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П) предусмотрено применение следующих унифицированных форм:

- приходные и расходные кассовые ордера (формы N КО-1 и КО-2 );

- кассовая книга (форма N КО-4) ;

- книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5) ;

- расчетно-платежные и платежные ведомости (формы N Т-49 и Т-53 ).

Указанные формы утверждены Постановлениями Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 , от 05.01.2004 N 1 .

Отметим, что это не все унифицированные формы, которые и c 2013 г. обязательны к применению, несмотря на предоставленную свободу разработки собственных форм.

Кроме того, неприменение унифицированных форм документов при учете труда и его оплаты может повлечь нежелательные для организаций последствия. Вопросу применения этих форм посвящен следующий раздел настоящего спецвыпуска.

Есть и другие обязательные к применению формы первичных документов. Однако требование, содержащееся в ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, общее: формы должен определить руководитель экономического субъекта. Поэтому во избежание разногласий с контролирующими органами использование унифицированных форм лучше утвердить приказом руководителя либо предусмотреть в учетной политике.

Отдельного внимания заслуживает вопрос применения унифицированных форм для оформления событий, которые происходят в сфере трудовых отношений (прием на работу, увольнение работника, предоставление ему отпуска и др.).

По мнению Роструда, после вступления в силу Закона N 402-ФЗ, то есть с 1 января 2013 г., негосударственные организации вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно (Письма от 09.01.2013 N 2-ТЗ , от 23.01.2013 N ПГ/10659-6-1 , от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1 ).

В качестве примера Роструд упоминает личную карточку работника (форма N Т-2) и отмечает, что первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Аналогичные разъяснения были даны негосударственным организациям и в отношении формы N Т-3 "Штатное расписание" (Письмо Роструда от 23.01.2013 N ПГ/409-6-1).

Форма личной карточки работника (форма N Т-2) , как и иные унифицированные формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты, утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 (далее - Постановление N 1).

В то же время необходимо принимать во внимание, что требования о применении этой унифицированной формы для ведения воинского учета установлены п. 27 Положения о воинском учете (утв. Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719 в соответствии с п. 6 ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе").

Рассматривая вопрос об оформлении первичных документов при направлении работника в служебную командировку, Минтруд России в Письме от 14.02.2013 N 14-2-291 отметил, что соответствующие документы (в частности, командировочное удостоверение) должны быть составлены по формам, утвержденным Постановлением N 1. Роструд в Письме от 04.03.2013 N 164-6-1 также разъяснил, что при оформлении командировочного удостоверения следует использовать унифицированную форму N Т-10 и руководствоваться указаниями по ее заполнению, утвержденными данным Постановлением.

При разъяснении вопроса учета рабочего времени в случае работы сотрудников по сменному графику Минтруд России (п. 3 Письма от 24.05.2013 N 14-1-1061) отметил, что ч. 4 ст. 91 ТК РФ установлена обязанность работодателя по ведению учета отработанного работниками времени. Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени N N Т-12 и Т-13 , утвержденные Постановлением N 1.

Как указал Минфин России в Информации N ПЗ-10/2012 с 1 января 2013 г. остаются обязательными к применению формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на основании таких законов.

Кроме того, необходимо отметить, что требования к первичным учетным документам, содержащиеся в ст. 9 Закона N 402-ФЗ, можно лишь частично применить к документам, используемым для оформления событий в сфере трудовых отношений. Так, в ч. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ предусмотрена возможность составления первичного учетного документа в электронном виде. В то же время Трудовой кодекс РФ и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, такой возможности не допускают. Например, в абз. 3 п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, прямо установлено, что отчет работника о работе, выполненной в командировке, представляется работодателю в письменной форме. Унифицированные формы служебного задания, отчета о его выполнении и командировочного удостоверения также содержатся в Постановлении N 1.

С учетом изложенного можно прийти к выводу, что оформление документов с использованием самостоятельно разработанных форм для учета труда и его оплаты может вызвать претензии со стороны проверяющих органов, поскольку в новой форме могут быть не учтены (не полностью учтены) требования трудового законодательства, предъявляемые к конкретному документу.

Например, личная карточка работника должна содержать графы, в которые необходимо вносить сведения о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). В то же время данные сведения не входят в перечень, приведенный в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Таким образом, что касается составления документов по учету труда и его оплаты, то в настоящее время организациям целесообразнее использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением N 1. И, как уже отмечалось, применение данных унифицированных форм в соответствии с ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ необходимо утвердить либо отдельным приказом руководителя организации, либо приложением к учетной политике.

Технология обоснования (планирования) численности персонала»

На примере конкретной организации (предприятия, учреждения)

Сведения о предприятии, на котором производится изучение методики планирования трудового показателя (кадровой работы)

- наименование

- место расположения

-фактические осуществляемые виды экономической деятельности

- представить в аналитической таблице следующие показатели (таб.1)

Цифры производятся за последний отчетный год(2012-13)

Таблица №1 Выполнение плана по основным социально - экономическим показателям предприятия

Указать будет ли изучаться в организации планирования численности целом по предприятию или по отдельному структурному подразделению

Схематично (на рисунке) отобразить функциональные взаимодействие структурных подразделений (должностей), за которыми закреплена работало планированию численности.

Раскрыть методику планирования

- этапы(сроки) планирования

- периодичность

-информационную базу работники плана (на основании каких документов, сведений разрабатывается план)

- формулы расчета планового показателя

- форму плана (ксерокопию)

Привести конкретный пример планирования численности с расчетами категории персонала.

Таблица 2. Баланс рабочего времени одного работника

Таблица 3 - расчет численности персонала ремонтного цеха ЛВЧ на основе данных о трудоемкости рабочего процесса

Таким образом, согласно произведенным расчет, плановая численность работников ремонтного цеха ЛВЧ в 2011 году составит 60 человек

Полученные результаты позволят принять обоснованные решения по обеспечению предприятия кадрами.

Решение

Разновидностью рассматриваемого метода является метод определения численности административно-управленческого персонала Ч а с использованием формулы Розенкранца в общем виде:

,

где n -- количество видов организационно-управленческих работ, определяющих загрузку данной категории специалистов;

m i -- среднее количество определенных действий (расчетов, обработки заказов, переговоров и т. п.) в рамках i-го организационно-управленческого вида работ за установленный промежуток времени (например, за год);

t i -- время, необходимое для выполнения единицы m в рамках i -гo организационно-управленческого вида работ;

Т -- рабочее время специалиста согласно трудовому договору (контракту) за соответствующий промежуток календарного времени, принятый в расчетах;

t р -- время на различные работы, которые невозможно учесть в предварительных (плановых) расчетах;

К н.р.в -- коэффициент необходимого распределения времени;

К ф.р.в -- коэффициент фактического распределения времени.

Коэффициент необходимого распределения времени К н.р.в рассчитывают следующим образом:

К н.р.в = К д.р х К о х К п,

гдеК д.р -- коэффициент, учитывающий затраты на дополнительные работы, заранее не учтенные во времени, необходимом для определенного процесса? m i t i (как правило, находится в пределах 1,2…1,4);

К о -- коэффициент, учитывающий затраты времени на отдых сотрудников в течение рабочего дня (устанавливается на уровне 1,12);

К п -- коэффициент пересчета явочной численности в списочную.

Коэффициент фактического распределения времени К ф.р.в определяется отношением общего фонда рабочего времени какого-либо подразделения ко времени, рассчитанному как? m i t i .

Следует отметить, что в общем виде формула Розенкранца служит для проверки соответствия фактической численности персонала (например, какого-либо подразделения) необходимой, которая зависит от загрузки данного подразделения.

Для использования формулы Розенкранца в плановых расчетах следует придать ей такой вид:

,

так как величины t р и К ф.р.в в этом случае неизвестны.

Приведем пример расчета численности административно-управленческого персонала с использованием формулы Розенкранца на основании следующих исходных данных.

Количество действий по выполнению работ:

· А -- 500

· Б -- 3000

· В -- 300

Время, необходимое для выполнения действий по каждой работе, ч:

· А -- 1

· Б -- 0,5

· В -- 3

Месячный (нормативный) фонд времени одного сотрудника согласно контракту, ч -- 170

Коэффициент затрат времени на дополнительные работы -- 1,3

Коэффициент затрат времени на отдых сотрудников -- 1,12

Коэффициент пересчета явочной численности в списочную -- 1,1

Время, выделяемое на различные работы, не учтенные в плановых расчетах, ч -- 200

Фактическая численность подразделения, чел. -- 30

Суммарное время выполнения организационно-управленческих работ:

(500 х 1) + (3000 х 0,5) + (300 х 3) = 2900.

Коэффициент необходимого распределения времени:

К н.р.в = 1,3 х 1,12 х 1,1 = 1,6.

Коэффициент фактического распределения времени:

Необходимую численность подразделения рассчитывают по полной формуле Розенкранца:

Как указано в исходных данных, фактическая численность подразделения равна 30 чел. Таким образом, расчет необходимой численности показал излишек (1 чел.) фактического количества сотрудников.

Метод расчета по нормам обслуживания

Численность рабочих Ч р по нормам обслуживания рассчитывают по формуле:

Нормы обслуживания определяют по формуле:

Где Ф t -- нормативный (полезный) фонд рабочего времени работника за день (смену);

n -- количество видов работ по обслуживанию объекта;

t ед i -- время, необходимое для выполнения единицы объема i -го вида работ;

n рі -- число единиц объема i -го вида работ на единицу оборудования или иного объекта расчета (например, на единицу производственной площади);

Т д -- время, необходимое для выполнения работником дополнительных функций, не включаемых в t ед i .

Рассчитать численность рабочих, используя нормы обслуживания, можно на основе следующих данных:

Время выполнения операции для таких работ, ч:

· загрузка агрегата -- 0,02

· контроль рабочего процесса -- 0,08

· выгрузка агрегата -- 0,03

Количество операций за смену:

· загрузка агрегата -- 60

· контроль рабочего процесса -- 120

· выгрузка агрегата -- 60

Количество агрегатов -- 8

Коэффициент загрузки -- 1,5

Нормативный (полезный) фонд времени одного рабочего за смену, ч -- 7,0

Время на дополнительные операции по обслуживанию агрегата, ч -- 1,4

Сначала определяют нормы обслуживания:

Отсюда численность рабочих:

Метод расчета по рабочим местам и нормативам численности

Этот метод применяют в случае использования метода расчета по нормам обслуживания, так как и необходимое количество работников по числу рабочих мест, и нормативы численности устанавливают, исходя из норм обслуживания. Численность работников по рабочим местам определяют по формуле:

.

Нормативы численности рассчитывают следующим образом:

Как видим, рассчитать необходимую численность сотрудников довольно просто, а полученные результаты позволят принять обоснованные решения по обеспечению предприятия кадрами.

Список литературы

1. Богатая, И. Н. Бухгалтерский учет. Серия «Учебные пособия» / И. Н. Богатая, Н. Н. Хахонова. Ростов н/Д: Феникс, 2012. - 608 с

2. Егоршин, А. П. Управление персоналом: Учебник для вузов. 3-е изд. / А. П. Егоршин. - Н. Новгород: НИМБ, 2011. - 720 с

3. Информационная база http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_144025/

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Изучение сущности кадрового планирования – деятельности организации по предоставлению рабочих мест в нужный момент времени и в необходимом количестве в соответствии со способностями, склонностями работников. Расчет численности производственного персонала.

реферат , добавлен 27.05.2010


Изучение сущности, целей и задач планирования персонала. Рассмотрение основных видов и стадий кадрового планирования. Краткая характеристика предприятия ООО "Мечта". Оценка процесса планирования персонала на данном предприятии, управления кадрами.

курсовая работа , добавлен 21.04.2015


Материально-технические и социально-экономические условия производства. Анализ динамики численности персонала и трудоемкости процессов добычи угля. Планирование численности промышленно-производственного персонала и показателей производительности труда.

курсовая работа , добавлен 14.02.2010


Концептуальные основы поиска и набора персонала. Инструментальные методы отбора персонала. Эмпирические основы подбора персонала. Определение предмета процесса кадрового планирования. Проблема интеграции кадрового планирования в планы организации.

курсовая работа , добавлен 15.10.2007


Основные этапы планирования численности персонала производственного предприятия. Особенности планирования потребности в кадрах в ООО "Сакартвело". Линейная структура управления ресторана. Планируемое штатное расписание. Анализ экономических показателей.

курсовая работа , добавлен 16.06.2014


Понятие численности и структуры персонала. Планирование численности персонала. Планирование потребности в персонале. Методы прогнозирования кадровых потребностей. Определение численности персонала. Планирование профессионального состава.

курсовая работа , добавлен 04.04.2006


Рассмотрение функций (стимулирующая, статусная), форм и систем (сдельная, повременная, бестарифная) оплаты труда на предприятии. Характеристика методов планирования заработной платы. Изучение международного опыта договорного регулирования зарплаты.

дипломная работа , добавлен 27.03.2010


Планирование численности персонала: понятие, сущность, определение будущих потребностей. Линейные руководители в сфере планирования персонала. Краткая организационная характеристика ООО "Мираж", особенности кадрового раздела. Штатное расписание ресторана.

контрольная работа , добавлен 02.12.2014


Сущность нормирования труда как функции рациональной организации труда. Оптимизация разделения труда и численности персонала. Планирование профессионального состава. Нормативы численности специалистов и служащих. Разделение и кооперация труда.

курсовая работа , добавлен 02.12.2007


Сущность, виды и значение современных форм организации труда персонала. Методика расчета численности нормировщиков, процента выполнения норм бригадой и нормативной трудоемкости. Анализ и оценка состояния нормирования труда в бригадах, пути его улучшения.

Соответствующими законами и постановлениями нормативы утверждены для работников:

• юридических служб;
• финансовых служб;
• бухгалтерий;
• служб охраны труда;
• военно-учетных столов;
• прачечных;
• котельных;
• оздоровительных комплексов и т.д.

Как проводится расчет штатной численности работников Штатная численность работников – это количество персонала соответствующей специальности и квалификации, достаточное для выполнения поставленных задач. При определении нормативной величины необходимо использовать простую формулу: Н = V: (Фрв × Впл × Квн)

• V является плановым объемом работ, цифры запрашивают у руководителей подразделения;
• Фрв относится к фонду рабочего времени на соответствующий планируемый период.

Рекомендации по определению штатной численности работников бюджетных организаций

Пример обоснование введение новой должности в штатное расписание Пример обоснование также называют служебной запиской. Рассмотрим пример обоснования на введение дополнительной единицы в штатное расписание из-за увеличения документооборота. Следую правилам хранения документов, в каждом отделе есть человек, на которого возлагается ответственность за своевременную сдачу подшитых папок в архив предприятия или зональный архив.

Инфо

Особенно много таких документов формируется в процессе работы бухгалтеров, кадровых работников и экономистов. Работники этих отделов могут подготовить служебную записку для обоснования необходимости введения единицы, которая должна своевременно брошюровать, подшивать и переносить документы в производственный архив. Кроме того выдавать их по требованию можно только под роспись.

Обоснование для введения штатной единицы

Как это сделать? – «Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур Федеральных органов исполнительной власти», утвержденные постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 26.03.2002 № 23; – «Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления», утвержденные постановлением Министерства труда РФ от 25.11.1994 № 72; – «Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению управления», утвержденные постановлением Министерства труда РФ от 10.09.1993 № 152. У перечисленных норм есть ряд существенных достоинств. Прежде всего, они разработаны государственными органами на основе проведенных обследований, поэтому большинство руководителей организаций (как государственных, так и коммерческих) склонны воспринимать их всерьез.

An error occurred.

Законами РФ определено, что организация может сама координировать количество нанятых работников. Также по инициативе руководителя могут добавляться сотрудники, переименовываться имеющиеся должности или производиться сокращения. Но для каждого из перечисленных действий необходимо иметь серьезные обоснования, которые выражаются посредством подготовки официальных расчетов и документов.
Увеличение штата и нововведение дополнительной единицы обычно происходит по следующим причинам:

• Объемы работ были увеличены;
• Внедрены дополнительные технологии или направления;
• Добавление вакансии поможет улучшить производительность отдела, структурного подразделения или предприятия в целом.

Перечень не является конечным и в компании могут возникнуть иные причины, которые могут обосновать необходимость нововведения.

Пример обоснования введения новой должности в штатное расписание

Чем доволен или не доволен гендиректор в работе с персоналом? Есть ли у него пожелания по изменению соцпакета или системы мотивации либо информация об опыте других компаний, который, по его мнению, стоит перенять? Ответы на эти вопросы помогут составить бюджет для HR-службы, который будет соответствовать потребностям бизнеса. А значит, такой бюджет будет легче защитить. Справка Важные выводы

1. Составляя бюджет на HR-службу на будущий год, уточните у директора: планирует ли он расширение компании. Если да, то заложите в бюджет расходы на увеличение штата HR-службы и на обучение менеджеров.
2. В статье расходов на обучение в первую очередь предусмотрите затраты на обучение специалиста по охране труда и C&B-менеджера, если они есть в штате HR-службы.
3. К защите подготовьте три версии бюджета: оптимистичный, пессимистичный и оптимальный.

Расчет штатной численности персонала

• Темы:
• Управление персоналом

Расчет штатной численности производится с учетом особенностей структуры организации, функций и уровней управления. Узнайте, как определить штатный состав, какие формулы применить. Из статьи вы узнаете:

• что такое штатная численность работников: определение;
• как проводится расчет штатной численности работников;
• как определить численность штатного персонала организации и подразделений;
• от каких показателей зависит структура и штатная численность;
• общее обоснование штатной численности.

Что такое штатная численность работников: определение Расчет штатной численности работников необходимо проводить в целях оптимизации количества сотрудников.

Введение

В качестве основ планового объема показателя V был использован объем продаж, запланированный на период с января по ноябрь 2017 года. Цифра составила 1 264 710 000 руб. Фонд рабочего времени по показателю Фрв с января по ноябрь 2017 года составил 1803 часа. Плановая выработка в расчете на одного специалиста по показателям Впл за учетный период составила 66 699 руб.

При этом фактическая выработка за учитываемый и сопоставляемый аналогичный период предыдущего 2016 года равна 60 305 рублей. Плановый коэффициент по выполнению норм показателей Квн был рассчитан следующим образом: 66 699: 60 305 = 1,11. Эти показатели подставили в стандартную формулу и получили соответствующий результат: 1 264 710 000: (1803 × 66 699 × 1,11) = 9 человек.

Цифра прямо показывала, что штатная численность превышена, и персонал необходимо сокращать.

Внимание

Отраслевые нормативы можно применять для расчетов и ориентироваться на них при составлении локальных документов. Стоит учитывать, что не всегда количество списочного персонала можно рассчитать с помощью отраслевых норм. Некоторые показатели устарели или отсутствуют. НИИ и разработчики таких нормативно-правовых актов осуществляют расчеты преимущественно для крупных предприятий.

Обоснование штатной численности образец

Доля всех нерабочих часов по формуле Дн составила: 392 часа (невыходы): 1 803 часа (учет общего количества рабочих дней). Результат был равен 0,22. Коэффициент невыхода в январе-ноябре: 1 + 0,22 = 1,22. Необходимая штатная численность равна 9 × 1,22 = 11 сотрудников.
Обратите внимание! Понятие штатная численность ближе соответствует действительности, чем нормативная, которая всегда при расчетах получается значительно ниже. При экономии бюджета на оплату труда рационально выбирать средний показатель. От каких показателей зависит структура и штатная величина Структура и штатная величина – два сопоставимых понятия. При исчислении штатного количества работников всегда стоит учитывать структурные особенности организации.
Делопроизводством и архивом в организации занимается один специалист. В его обязанности входит, помимо ведения архива, регистрация, учет и контроль документов:

• исходящие письма (1219) (в скобках – показатели за 8 месяцев прошлого года);
• входящая служебная корреспонденция (1215);
• обращения граждан (510);
• распоряжения вышестоящих организаций (429);
• распоряжения руководителя (232);
• входящие телефонограммы (155).

Необходимо грамотно составить докладную записку руководителю учреждения и обосновать введение штатной единицы (бюджетная организация) или перераспределение обязанностей в отделе.

Обоснование увеличения штатной численности образец

Вид работ Число документов в месяц Норма, часов на документ Всего часов Исходящие письма 152 0,080 12,2 Входящая служебная корреспонденция 152 0,065 9,9 Обращения граждан 64 0,083* 5,3 Распоряжения вышестоящих организаций 54 0,080 4,3 Распоряжения руководителя 29 0,080 2,3 Входящие телефонограммы 19 0,200 3,9 470,0 37,8 * П. 6.5 «Норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур Федеральных органов исполнительной власти», взяты только пп. 1+2+3. То есть получается, что если только работник не производит каких-то дополнительных операций с документами (взят случай самой простой обработки), то в месяц у него уйдет на эту работу около 40 часов (это менее 5 минут на документ). Аналогичным образом нужно скрупулезно подсчитать трудозатраты по остальным видам работы (контроль исполнения, работа с архивом и т.д.).

В каждой организации в индивидуальном порядке утверждается штатное расписание, проводится исчисление необходимого количества сотрудников по нормативам и фактической величины с учетом всех показателей рентабельности. Недостаток специалистов неизбежно приводит к возникновению таких ситуаций, когда во время очередного отпуска, болезни сотрудника заменить его будет некому. Это напрямую отразится на производственном процессе и может привести к снижению общего количества прибыли.
Корректировку всех исчислений проводят по мере необходимости, когда количества штатных единиц недостаточно или штат превышает все допустимые параметры, что неизбежно влечет за собой повышение расходов и перерасход бюджетных средств на его содержание.

При разработке методики эксперимента важно правильно обосновать количество опытов, ĸᴏᴛᴏᴩᴏᴇ гарантирует требуемую точность результата͵ а с другой стороны – не ведет к неоправданному перерасходу средств и времени на избыточные испытания.

При количестве испытаний более десяти методика обоснования количества опытов базируется на неравенстве Чебышева:

где n – количество проведенных опытов; – среднее значение случайно измеряемой в ходе эксперимента величины x ; M(x) – математическое ожидание величины x (); D(x) – дисперсия величины x , рассчитанная по результатам n опытов; ε – точность результата.

Неравенство Чебышева имеет следующую формулировку ʼʼВероятность того, что разница между среднестатистическим и математическим ожиданием M(x) не превысит точность результата ε , равна разности между единицей и отношением ʼʼ.

Математическое ожидание - ϶ᴛᴏ число, относительно которого при неограниченном увеличении числа опытов устойчиво стабилизируется среднее арифметическое значение ().

В неравенстве Чебышева имеется три неизвестных: n и статистические характеристики и , зависящие от n . По этой причине процесс расчета n является итеративным: вначале задается неĸᴏᴛᴏᴩᴏᴇ априорное значение n, проводится n -ное количество опытов, вычисляется и проверяется неравенство. В случае если оно выполняется, то количество опытов достаточно. В противном случае количество опытов увеличивается.

Пример . Экспериментально получены данные испытаний на прочность, представленные в таблице 2. По результатам испытаний (10 опытов) определить их требуемое число, ĸᴏᴛᴏᴩᴏᴇ обеспечит с доверительной вероятностью точность результата .

Таблица 2 - Опытные данные

Статистические характеристики рассчитываются по формулам

;

.

Из неравенства Чебышева найдем искомую величину

Требуемое количество испытаний превышает 32 опыта. Проведя дополнительные 23 опыта͵ нужно снова рассчитать x и и проверить требуемый показатель n . В случае если неравенство Чебышева будет соблюдено, то испытания можно прекратить. В противном случае проводятся дополнительные испытания, пока неравенство не будет выполнено.

Неравенство Чебышева так же позволяет решать обратные задачи, то есть при фиксированном числе испытаний определять точность результата.

Обоснование количества опытов - понятие и виды. Классификация и особенности категории "Обоснование количества опытов" 2017, 2018.

Расчет штатной численности производится с учетом особенностей структуры организации, функций и уровней управления. Узнайте, как определить штатный состав, какие формулы применить.

Из статьи вы узнаете:

Что такое штатная численность работников: определение

Расчет штатной численности работников необходимо проводить в целях оптимизации количества сотрудников. Чтобы затраты на персонал не превысили нормы, а организация смогла получать стабильную прибыль, рационально применять отраслевые нормы, рассчитанные специалистами НИИ.

На основании расчета штатной численности определяются такие показатели, как:

количество времени, необходимое сотрудникам соответствующей специальности и квалификации на выполнение работ определенной сложности;

количество работников, которые должны быть задействованы в конкретном подразделении компании.

Общее количество затрат за год/ч

Нормативный фонд рабочего времени каждого сотрудника за один год в часах

Коэффициент невыходов во время очередного отпуска, болезни и т.д.

Нормативный фонд рабочего времени условно принимается за две тысячи часов. Эти рекомендации расчетов приведены для бюджетных организаций. Но норматив расчета штатной величины может применяться и коммерческими организациями. Соответствующими законами и постановлениями нормативы утверждены для работников:

• юридических служб;
• финансовых служб;
• бухгалтерий;
• служб охраны труда;
• военно-учетных столов;
• прачечных;
• котельных;
• оздоровительных комплексов и т.д.

Как проводится расчет штатной численности работников

Штатная численность работников – это количество персонала соответствующей специальности и квалификации, достаточное для выполнения поставленных задач. При определении нормативной величины необходимо использовать простую формулу:

• V является плановым объемом работ, цифры запрашивают у руководителей подразделения;
• Фрв относится к фонду рабочего времени на соответствующий планируемый период. В среднем годовой фонд времени при 40-часовой неделе составляет 2004 часа, месячный равен 176 часов;
• Впл указана плановая выработка в расчете на одного работника. Запросить показатели можно у руководителей отделов;
• Квн учитывает плановый коэффициент по выполнению норм. Определяют показатели в соотношении плановой выработки определенного периода в текущем году и фактической выработки аналогичного периода предыдущего года. Показатели запрашивают у руководителей структурных подразделений.

Пример

В отделе продаж работало 15 человек. Генеральный директор предприятия счел, что это много для небольшой компании, и попросил директора по персоналу просчитать и определить, возможно ли сократить штат соответствующего подразделения. HR-директор воспользовался стандартной формулой: Н = V: (Фрв × Впл × Квн). В качестве основ планового объема показателя V был использован объем продаж, запланированный на период с января по ноябрь 2017 года. Цифра составила 1 264 710 000 руб. Фонд рабочего времени по показателю Фрв с января по ноябрь 2017 года составил 1803 часа. Плановая выработка в расчете на одного специалиста по показателям Впл за учетный период составила 66 699 руб. При этом фактическая выработка за учитываемый и сопоставляемый аналогичный период предыдущего 2016 года равна 60 305 рублей. Плановый коэффициент по выполнению норм показателей Квн был рассчитан следующим образом: 66 699: 60 305 = 1,11. Эти показатели подставили в стандартную формулу и получили соответствующий результат: 1 264 710 000: (1803 × 66 699 × 1,11) = 9 человек. Цифра прямо показывала, что штатная численность превышена, и персонал необходимо сокращать.

Читайте также:

Норматив штатной численности бухгалтерии

Расчет штатной численности бухгалтерии проводится с учетом соответствующих отраслевых норм. При определении количества бухгалтеров учитывается нормативная численность работников предприятия и всех структурных подразделений. Для каждого диапазона измерения используют разные расчетные зависимости и применяют специально разработанные формулы. Учитывается и специфика работа каждого предприятия и такие показатели, как:

1. число обслуживаемых структурных подразделений;
2. коэффициенты удельного веса по бухгалтерскому учету.

Штатная и фактическая величина работников – это две разных единицы. В каждом диапазоне применяются разные зависимости расчетных данных. Если на предприятии проводятся специфические виды учета, результаты численности бухгалтеров будут существенно отличаться, чем при типовых видах работ.

Как определить численность штатного персонала организации и подразделений

Расчет штатной величины проводится с учетом того, что нормативное количество работников является идеалистическим положением вещей. В нормативах не учитывается, что сотрудники периодически болеют, уходят в очередной отпуск и т.д. работодателю необходимо определить, какое количество человек потребуется для замены временно отсутствующего персонала. Для ответа на этот вопрос необходимо определение списочной величины. Показатели определяют по формуле:

Н – это нормативная численность работников;

Кн отражает плановый коэффициент невыходов на работу. Показатель вычисляется по следующей формуле: Кн = 1 + Дн. При этом Дн определяющая доля нерабочего времени в общем фонде всего рабочего времени, рассчитанному по производственному календарю. Показатели определяются как общая сумма часов невыходов, поделенная на расчетное общее количество всех рабочих часов в соответствующий указанный период.

Пример

Директор по персоналу рассчитал нормативную численность отдела продаж. Получилась цифра 9. Для исчисления списочной численности был определен плановый коэффициент невыходов – Кн, начиная с января по ноябрь 2017 года. Учитывались следующие данные: количество нерабочих дней в течение года – 49, из них 28 дней плановый отпуск, плюс 7 дней без сохранения зарплаты в соответствии с Трудовым кодексом и плюс 14 дней норматив больничных листов, это 392 часа при учете 8-часовой недели. Доля всех нерабочих часов по формуле Дн составила: 392 часа (невыходы): 1 803 часа (учет общего количества рабочих дней). Результат был равен 0,22. Коэффициент невыхода в январе-ноябре: 1 + 0,22 = 1,22. Необходимая штатная численность равна 9 × 1,22 = 11 сотрудников.

Обратите внимание! Понятие штатная численность ближе соответствует действительности, чем нормативная, которая всегда при расчетах получается значительно ниже. При экономии бюджета на оплату труда рационально выбирать средний показатель.

От каких показателей зависит структура и штатная величина

Структура и штатная величина – два сопоставимых понятия. При исчислении штатного количества работников всегда стоит учитывать структурные особенности организации. Необходимо выявить диспропорции между количеством руководящего состава и рядовых сотрудников:

посмотреть, какое количество персонала обслуживает каждый бухгалтер, экономист, юрист;

определить количество производственных отделов, обслуживающих подразделений;

число подчиненных у каждого руководителя.

Норматив штатной величины, исходя из эффективности управления, составляет:

для руководителей верхнего уровня – от трех до пяти;

для среднего звена – от семи до девяти.

Эти нормы на протяжении длительного времени применяются на предприятиях всех форм собственности. Они разработаны французским ученым Грайкунасом и признаны во всем мире классическими. Если количество подчиненных превышает указанные нормативы, уровень управления штатной численностью резко падает.

Предельная штатная численность учреждения рассчитывается по формулам с учетом рентабельности и экономической оправданности. Важно, чтобы показатели нормативной и штатной численности соответствовали оптимальному количеству, необходимому для успешного выполнения поставленных задач.

Рекомендации по обоснованию штатной численности организации

Алина Малышева, директор по персоналу компании «Солта-Инвест» рекомендует:

Когда в компании подводили итоги за год, генеральный директор запросил у финансового директора данные о том, сколько средств потратило каждое подразделение. Руководитель организации заметил, что HR-служба, которая ничего не производит и не продает, за прошлый год обошлась компании немногим дешевле, чем отдел маркетинга. У гендиректора возник вопрос: из чего складываются расходы службы персонала. HR-директор пообещал составить бюджет на свою службу, но столкнулся с проблемой. В журналах и в Интернете много публикаций про бюджет на персонал в целом, а про бюджет HR-службы почти ничего нет. Я решила дать коллеге советы, чтобы предлагаемые размеры расходов не вызвали возражений у бюджетной комиссии.

Уточните у гендиректора планы по развитию компании и ожидания от HR-службы. Учитывая это, разрабатывайте бюджет

Выясните, каковы планы компании по изменению численности персонала. Если компания собирается расширяться, то Вам потребуется принимать на работу новых рекрутеров и менеджеров по развитию, обучать руководителей подразделений навыкам проведения интервью, налаживать работу с вузами, расширять присутствие компании на сайтах поиска работы. Заложите эти расходы в бюджет HR-службы.

Затем уточните, какие приоритетные задачи руководитель компании ставит перед Вашим подразделением на следующий год. Чем доволен или не доволен гендиректор в работе с персоналом? Есть ли у него пожелания по изменению соцпакета или системы мотивации либо информация об опыте других компаний, который, по его мнению, стоит перенять? Ответы на эти вопросы помогут составить бюджет для HR-службы, который будет соответствовать потребностям бизнеса. А значит, такой бюджет будет легче защитить.

Важные выводы

1. Составляя бюджет на HR-службу на будущий год, уточните у директора: планирует ли он расширение компании. Если да, то заложите в бюджет расходы на увеличение штата HR-службы и на обучение менеджеров.
2. В статье расходов на обучение в первую очередь предусмотрите затраты на обучение специалиста по охране труда и C&B-менеджера, если они есть в штате HR-службы.
3. К защите подготовьте три версии бюджета: оптимистичный, пессимистичный и оптимальный. И держите в голове «план минимум» - расходы, от которых нельзя отказаться ни при каких условиях.

Скачать бланк